제1조(목적)
제1조(목적) 이 규정은「공공기록물 관리에 관한 법률」및 같은 법률 시행령에 따라 기록물관리 업무를 효율적으로 처리하는데 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(적용 범위)
제2조(적용 범위) 이 규정은 광주광역시교육청 본청(이하 “본청”이라 한다)·교육지원청·직속기관과 각급 학교에 적용한다. 각급 학교는「유아교육법」제7조제2호의 공립유치원 및 같은 조 제3호의 사립유치원,「초·중등교육법」제3조제2호의 공립학교 및 같은 조 제3호의 사립학교를 말한다.
제3조(정의)
제3조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. "기관”이란 본청, 교육지원청, 직속기관, 각급 학교를 말한다.2. "처리과”란 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “시행령”이라 한다)제10조에 따라 본청 및 교육지원청 소속 과·담당관·관(이하 “부서”라 한다)을 말한다.3. "보존서고”란 기록물을 소장하고 관리하는 장소를 말한다.
제4조(기록관의 설치 및 관할)
제4조(기록관의 설치 및 관할) ① 기록관은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다)제13조 및 시행령 제10조에 따라 본청과 교육지원청의 기록물관리 업무를 담당하는 부서에 설치하고, 기록관의 장은 그 부서의 장이 된다.② 시행령 제10조제2항에 따라 본청 기록관은 본청을 비롯한 직속기관, 고등학교, 특수학교를 관할하며, 교육지원청 기록관은 당해 교육지원청을 비롯한 「지방교육자치에 관한 법률 시행령」제5조 별표2의 관할 구역에 의한 초·중학교 및 공·사립유치원을 관할한다. 직속기관과 각급 학교의 경우 제8조의 위임사항을 제외한 기록물관리 업무 수행 시 처리과로 본다.
제5조(기능)
제5조(기능) 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 관할 기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행2. 관할 기관의 기록물 수집·등록·보존·폐기·활용·편찬·전시·홍보3. 기록관리시스템 설치·운영 및 교육4. 관할 기관의 기록물분류기준표 취합·관리 및 조정5. 관할 기관의 기록물 생산현황 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 보고6. 보존기간 30년 이상 기록물의 보존매체 수록·관리 및 중앙기록물 관리기관으로의 이관7. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물 관리8. 주요 기록물의 전산화 및 검색·열람 제공9. 기록물평가심의회 구성 및 운영10. 소관 비공개 및 비밀기록물의 공개여부 재분류11. 기록물 보존서고·시설·장비 관리 및 재난대비 계획 수립 시행12. 관할 기관의 기록물관리에 대한 지원 및 지도·감독13. 관할 기관의 기록물관리실태 점검 및 기록물관리 책임자 교육14. 간행물 관리15. 정보공개심의회 운영16. 정보공개접수창구 운영17. 기타 기록물관리에 관한 사항
제6조(기록관리시스템의 점검)
제6조(기록관리시스템의 점검) 기록관의 장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 관련 시스템 및 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
제7조(기록물관리 실태 점검)
제7조 (기록물관리 실태 점검) 기록관의 장은 관할 기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
제8조(기록물관리 위임)
제8조 (기록물관리 위임) 기록관이 설치된 기관의 장은 시행령 제35조의 규정에 따라 직속기관과 관할 각급 학교에 기록물 인수·관리·검수 절차를 위임하여 당해 기관의 보존 서고에 보관하도록 한다.
제9조(기록물평가심의회 구성과 운영)
제9조(기록물평가심의회 구성과 운영) ① 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)는 법 제27조의2, 시행령 제43조의 규정에 따라 기록관이 설치된 기관의 장이 구성·운영하되, 위원장 1명을 포함한 5명의 위원으로 구성하며, 2인 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다.② 심의회 위원장은 본청의 경우 행정국장으로 하고, 교육지원청의 경우 행정지원국장으로 한다. 다만, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 기록물관리 부서의 장이 위원장의 직무를 대행한다.③ 내부위원은 본청의 경우 기록물관리 부서의 장 및 미래교육기획과장으로 하고, 교육지원청의 경우 위원장이 정하는 자로 한다. 외부위원은 기록물 평가에 관한 지식을 가진 전문가 중에서 기록관이 설치된 기관의 장이 위촉한다. <개정 2019.2.14., 2023.2.15.>④ 내부위원의 임기는 그 직위 재직기간으로 하며, 위촉위원의 임기는 2년으로 하고 1차에 한하여 연임할 수 있다.⑤ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집하며, 위원장을 포함한 재적위원 과반수이상 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 둔다. 본청은 기록물관리 업무 담당 사무관이 간사가 되고, 교육지원청은 기록물관리업무 담당이 간사가 된다. 본청 및 교육지원청의 서기는 전문요원이 한다.
제10조(심의사항)
제10조(심의사항) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 평가대상기록물에 대한 심사결과의 적정 여부2. 기록물에 대한 보존기간의 조정3. 그 밖에 기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항
제11조(개인정보보호 및 기타사항 등)
제11조(개인정보보호 및 기타사항 등) ① 심의회 위원장과 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 개인정보 등 민감 사항을 누설하여서는 안된다.② 외부위원에 대하여는 예산의 범위에서 수당이나 여비 기타 필요한 경비를 지급할 수 있다.③ 이 규정에서 정한 것 외에 심의회 운영에 필요한 사항은 심의회 의결을 거쳐 위원장이 정한다.
제12조(기록물관리책임자)
제12조(기록물관리책임자) 기관의 장은 법 제15조에 따라 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과 별로 기록물관리책임자를 지정하여야 한다.
제13조(보안관리)
제13조(보안관리) ① 기관의 장은「보안업무규정」에 따라 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정·관리하여야 한다.<개정 2017.11.14.>② 전산실 및 보존서고를 출입하고자 하는 자는 기관의 장이 정하는 바에 따라 관리책임자의 안내에 따라야 한다.
제14조(기록물 보존환경 점검)
제14조(기록물 보존환경 점검) ① 기관의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 보존서고 관리책임자를 지정하고, 그 관리책임자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 훼손여부 및 해충의 발생여부 확인2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검② 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
제15조(열람 및 대출의 제한)
제15조(열람 및 대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람 및 대출하고자 하는 경우2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우3. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우7. 30년 이상 보존기간의 중요기록물을 대출하고자 하는 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
제16조(대출 기록물의 재 대출 금지)
제16조(대출 기록물의 재 대출 금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 재 대출할 수 없다.
제17조(열람 및 대출시간)
제17조(열람 및 대출시간) 보존서고의 열람 및 대출시간은「광주광역시 교육감 소속 지방공무원 복무조례」제13조에 의한다. 다만, 소속 기관의 장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
제18조(열람 및 대출의 자격)
제18조(열람 및 대출의 자격) ① 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 당해 소속 기관의 직원2. 타 부처 공무원과 민간인으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 열람하고자 하는 자② 제1항제2호의 경우에는 해당 기록물을 대출할 수 없고 보존서고 내에서만 열람하게 할 수 있다.
제19조(열람 준수사항)
제19조(열람 준수사항) ① 누구든지 보존서고 내에서는 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 기록물의 무단 외부의 반출3. 보존서고의 복사기 등 시설·장비의 훼손 또는 파괴4. 그 밖에 보존서고 유지 운영에 방해가 되는 행위② 기록물을 열람 및 대출하고자 하는 자는 보존서고 관리책임자의 지시에 따라야 한다.③ 열람인은 신청 기록물을 열람할 때 보존서고 관리책임자가 제시한 필기도구를 지참할 수 있다.
제20조(대출 기간)
제20조(대출 기간) 기록물 대출은 다음 각 호에 의한다.1. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정 되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.2. 기록물을 대출하고자 하는 자는 대출신청서 및 서약서를 작성하여 소속 기관의 장의 승인을 얻어야 한다.
제21조(대출 기록물의 반납)
제21조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장 신청을 하여야 한다. 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 시2. 그 밖에 보존서고 관리책임자가 반납을 요구하는 경우③ 대출 기록물을 반납하지 않고 외부로 반출하거나 훼손 및 분실한 경우 법 제50조와 제51조에 따라 처벌한다.