제1조(목적)
제1조(목적) 이 규칙은 「광주시 시민옴부즈만 구성 및 운영에 관한 조례」의 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(옴부즈만 회의소집)
제2조(옴부즈만 회의소집)① 「광주시 시민옴부즈만 구성 및 운영에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 제5조제1항에 따른 대표옴부즈만이 광주시 시민옴부즈만(이하 “옴부즈만”이라고 한다) 회의를 개최하는 때에는 회의 개최일 5일 전까지 그 소집을 알리되, 일시·장소 및 의안의 제목을 표기한 서면으로 알려야 한다.② 제1항에 따라 서면으로 알리는 것이 어려운 긴급한 회의의 경우에는 회의 개최일 전일까지 소집할 수 있고, 서면에 갈음하여 전화·구두 및 그 밖의 방법으로 알릴 수 있다.
제3조(옴부즈만의 기피ㆍ회피)
제3조(옴부즈만의 기피ㆍ회피)① 조례 제11조제2항에 따라 기피를 신청하려는 관계인은 대표옴부즈만에게 그 사유를 명시하여 서면으로 의결일 전일까지 기피 신청할 수 있으며, 옴부즈만 회의의 의결로 결정한다. 이 경우 기피 신청 대상인 옴부즈만은 그 의결에 참여하지 못한다.② 제1항에 따라 기피 신청 대상이 되는 옴부즈만은 지체 없이 기피 신청에 대한 의견서를 대표옴부즈만에게 제출하여야 한다.③ 옴부즈만이 조례 제11조제3항에 따라 회피하려는 경우에는 사전에 회피사유서를 대표옴부즈만에게 제출하여야 한다.④ 제1항에 따라 기피 의결되거나, 제3항에 따라 회피한 옴부즈만은 해당 안건의 심의ㆍ의결 재적의원 수의 계산에서 제외된다.
제4조(의안 작성 등)
제4조(의안 작성 등)① 사무기구의 장은 옴부즈만 회의에 상정할 의안을 작성하여 대표옴부즈만에게 보고하여야 한다.② 사무기구의 장은 제1항에 따라 작성한 의안을 별지 제1호서식의 의안 대장에 기록ㆍ관리하여야 한다.
제5조(회의)
제5조(회의)① 대표옴부즈만은 회의의 의장이 된다.② 의안의 제안 설명은 사무기구의 장이 하되, 필요한 경우에는 조사에 참여한 옴부즈만 또는 사무기구 직원이 보충하여 설명할 수 있다.③ 대표옴부즈만이 필요하다고 인정하는 때에는 관계 소속기관 등의 공무원 또는 직원ㆍ신청인ㆍ이해관계인ㆍ참고인의 의견을 들을 수 있으며, 서면 자료를 제출하게 할 수 있다.④ 회의는 상정 안건이 있을 경우 개최하는 것을 원칙으로 하며, 대표 옴부즈만이 필요하다고 인정할 때에는 임시회의로 개최할 수 있다. 다만, 재적 옴부즈만이 1명일 경우에는 개최하지 않는다.⑤ 회의의 의결은 재적 옴부즈만 과반수의 출석으로 개의하고 출석 옴부즈만 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 출석 옴부즈만이 2명일 경우에는 전원의 찬성으로 의결한다.
제6조(의결서 작성)
제6조(의결서 작성)① 옴부즈만 회의에서 시정권고, 의견표명, 기각을 의결한 경우에는 별지 제2호서식에 따른 의결서를 작성하고, 제도개선 권고를 의결한 경우에는 별지 제3호서식에 따른 의결서를 작성하여야 한다.② 옴부즈만 회의의 심의ㆍ의결에 참여한 옴부즈만은 의결서에 서명 또는 날인 하여야 한다.
제7조(회의록 작성)
제7조(회의록 작성) 사무기구의 장은 다음 각 호의 사항이 포함된 회의록을 기록ㆍ관리하여야 한다.1. 옴부즈만 회의의 일시ㆍ장소2. 참석 옴부즈만 및 배석자3. 옴부즈만에 상정된 의안 및 심의 결과
제8조(신청 및 접수)
제8조(신청 및 접수)① 조례 제14조에 따라 고충민원을 신청하려는 개인ㆍ법인 또는 단체는 별지 제4호서식의 고충민원 신청서를 방문ㆍ우편ㆍ인터넷 등의 방법으로 옴부즈만에게 제출하여야 한다.② 옴부즈만은 제1항의 신청인이 구술로 고충민원을 신청하는 경우에는 접수 공무원으로 하여금 신청서를 작성하게 하고, 신청인이 내용을 확인하게 한 후 서명 또는 기명날인(손도장을 포함한다)을 받도록 하여야 한다.③ 옴부즈만은 고충민원을 접수한 때에는 별지 제5호서식의 고충민원 접수 처리부에 그 내용을 기재 하고, 신청인이 원하면 별지 제6호서식의 고충민원 접수증을 교부하여야 한다. 다만, 제출된 고충민원이 다른 행정기관의 소관인 경우에는 지체없이 이송하고 그 사실을 신청인에게 알려야 한다.
제9조(신청서의 보완)
제9조(신청서의 보완)① 옴부즈만은 신청서에 보완할 사항이 있는 경우에는 상당한 기간을 정하여 신청인에게 보완할 것을 요청할 수 있다.② 옴부즈만은 제1항에도 불구하고 신청인이 보완을 하지 아니한 경우에는 일정한 기간을 정하여 다시 보완을 요청할 수 있다.③ 옴부즈만은 제2항에 따른 보완요청을 받은 신청인이 보완요청 기간 내에 보완을 하지 아니하고, 그 보완 없이는 고충민원을 처리할 수 없는 경우에는 이를 종결 처리할 수 있다.
제10조(신청의 대리 등)
제10조(신청의 대리 등)① 신청인은 법정대리인 외에 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람을 대리인으로 선임하여 고충민원을 신청할 수 있다. 이 경우 대리인은 별지 제7호서식의 대리인 선임 허가 신청서와 대리인의 자격을 증명하는 서류를 함께 제출하여야 한다.1. 신청인의 배우자, 직계존비속 또는 형제자매2. 신청인이 법인인 경우 그 임원 또는 직원3. 다른 법률에 따라 고충민원신청의 대리를 할 수 있는 자② 다수의 신청인이 공동으로 신청하는 경우에는 대표자를 선정하여 별지 제8호서식의 대표자 선정 통지서를 제출하여야 한다.
제11조(신청의 취하)
제11조(신청의 취하) 신청인(대리인과 대표자를 포함한다. 이하 같다)은 신청한 고충민원을 옴부즈만의 결정 전까지 서면으로 취하할 수 있다. 이 경우 옴부즈만은 해당 고충민원에 대한 조사를 중지한다.
제12조(조사기간 연장)
제12조(조사기간 연장) 옴부즈만이 조례 제17조제1항 단서에 따라 고충민원 처리기간을 연장한 경우에는 신청인에게 지체없이 연장 사유와 처리예정 기한을 서면으로 알려야 한다.
제13조(정당한 사유 등)
제13조(정당한 사유 등)① 조례 제17조제2항제3호 단서에서 “정당한 사유가 있는 경우”란 다음의 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 말한다.1. 고충에 관계되는 사실을 1년이 경과한 후 인지한 때2. 천재지변 등으로 신청기간을 경과한 때3. 고충의 원인이 되는 사실이 계속되고 있을 때② 제1항에 따른 정당한 사유는 시민의 권리와 이익을 보호한다는 취지에 해당하는 범위 내에서만 인정되어야 한다.
제14조(조사의 방법)
제14조(조사의 방법) 옴부즈만 및 사무기구의 직원(이하 “옴부즈만 등”이라 한다)은 조사받는 사람에게 관계 법령 및 조례의 규정과 불리한 내용의 진술을 거부할 수 있음을 알리고 방문ㆍ서면(공문 포함)ㆍ구술ㆍ녹취의 방법으로 조사하여야 한다.
제15조(반복 고충민원 등의 처리)
제15조(반복 고충민원 등의 처리)① 옴부즈만은 동일한 내용의 고충민원에 대하여 처리결과를 2회 이상 알린 후에도 정당한 사유 없이 계속하여 동일한 자가 고충민원을 신청한 경우에는 종결 처리하고, 동일한 내용의 고충민원을 다른 자가 신청한 경우에는 이미 처리한 내용의 처리결과를 알리고 종결 처리할 수 있다.② 옴부즈만은 성명ㆍ주소 등이 분명하지 아니한 자가 신청한 고충민원은 종결 처리할 수 있다.
제16조(사무기구의 고충민원처리)
제16조(사무기구의 고충민원처리)① 옴부즈만은 고충민원 중 광주시(이하 “시”라 한다) 감사 담당 부서의 장이 처리하는 것이 타당하다고 인정되는 고충민원은 사무기구의 장에게 처리하게 할 수 있다.② 제1항에 따라 사무기구의 장이 처리할 수 있는 고충민원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 민원으로서, 사무기구의 장은 이를 「민원 처리에 관한 법률」을 준용하여 처리하여야 한다.1. 단순 불편 사항 해소에 관한 민원2. 관계 소속기관 등의 공무원 또는 직원 불친절 등에 관한 민원3. 긴급하게 처리하는 것이 타당하다고 판단되는 민원4. 그 밖에 시민의 권익을 침해할 가능성이 없는 민원으로서 경미한 민원③ 사무기구의 장은 제2항에 따른 고충민원을 처리하는 과정에서 옴부즈만의 심의ㆍ의결이 필요하다고 판단되는 고충민원에 대하여는 대표옴부즈만에게 보고하고 옴부즈만 회의에 상정할 수 있다.
제17조(합의)
제17조(합의)① 옴부즈만은 조례 제20조에 따라 합의를 권고한 사항에 대해서 신청인과 피신청인 (이하 “당사자”라 한다) 간의 합의가 성립된 경우에는 별지 제9호서식의 합의서를 작성하여 당사자에게 서명 또는 날인하게 한 후 이를 확인한다.② 당사자 간의 합의가 성립된 경우에는 고충민원이 종결된 것으로 본다.
제18조(조사결과의 보고 등)
제18조(조사결과의 보고 등)① 옴부즈만 등이 고충민원의 조사를 종료하거나 중지한 때에는 별지 제10호서식의 고충민원 조사 결과보고서를 작성하여 대표옴부즈만에게 보고하여야 한다.② 대표옴부즈만은 고충민원 조사 결과보고서 내용을 검토하여 옴부즈만 회의에 상정하여야 한다. 다만, 옴부즈만 회의에 상정하기 부적당하다고 인정되는 경우에는 이첩 등의 방법으로 종결 처리한 후 옴부즈만 회의에 보고할 수 있다.
제19조(수당과 여비)
제19조(수당과 여비) 시장은 옴부즈만에게는 예산의 범위에서 회의 참석, 안건 심사, 민원현장 확인ㆍ조사 등에 따른 수당 및 여비를 지급할 수 있다.
제20조(신분증명서)
제20조(신분증명서)① 시장은 옴부즈만 등에게 별지 제11호서식의 신분 증명서를 발급하고, 옴부즈만 등이 신분증명서를 분실ㆍ훼손한 경우에는 사유서를 제출받고 재발급할 수 있으며, 옴부즈만 위촉이 해제 된 경우에는 즉시 신분증명서를 회수하여 폐기 처분하여야 한다.② 시장은 제1항에 따른 신분증명서의 발급, 재발급 및 폐기 사항을 별지 제12호서식의 신분증명서 발급대장에 기록ㆍ유지하여야 한다.
제21조(처리결과의 통보)
제21조(처리결과의 통보)① 관계 소속기관 등의 장은 조례 제21조에 따른 옴부즈만의 권고 또는 의견대로 조치하기가 곤란하다고 판단되는 특별한 사정이 있는 경우에는 그 이유를 옴부즈만에게 통보하여야 하며, 이 경우 옴부즈만은 해당 사안을 재심의할 수 있다.② 관계 소속기관 등의 장은 옴부즈만의 권고 또는 의견과 다른 방법으로 고충민원을 해소하였거나 해소하려는 경우에는 이를 옴부즈만에 통보하여야 한다.
제22조(결정의 통지)
제22조(결정의 통지) 대표옴부즈만은 조례 제24조에 따라 옴부즈만의 결정내용을 알릴 때에는 이를 서면으로 하여야 한다. 다만, 신청인의 요청이 있는 경우에는 인터넷 등 다른 방법으로 알릴 수 있다.
제23조(감사의 의뢰)
제23조(감사의 의뢰) 옴부즈만은 조례 제26조에 따라 시에 감사를 의뢰할 때에는 별지 제13호서식의 감사의뢰 등 검토보고서를 제출하여야 한다.
제24조(권고 등 이행실태의 확인ㆍ점검)
제24조(권고 등 이행실태의 확인ㆍ점검)① 옴부즈만은 조례 제27조에 따라 권고 등의 이행실태를 다음 각 호의 방법으로 확인ㆍ점검할 수 있다. 이 경우 관계 소속기관 등의 장은 정당한 사유가 없는 한 이에 따라야 한다.1. 관계 서류의 제출2. 경위서 또는 확인서 등의 제출3. 관계 소속기관 등의 공무원 또는 직원의 출석ㆍ진술4. 그 밖에 옴부즈만이 확인ㆍ점검에 필요하다고 인정하는 방법② 옴부즈만은 제1항에 따라 이행실태 점검 결과 관계 소속기관 등의 장이 정당한 사유 없이 권고 등을 이행하지 아니할 경우에는 시에 감사를 의뢰할 수 있다.
제25조(사무기구)
제25조(사무기구)① 시장은 조례 제28조에 따른 사무기구에 사무기구의 장과 그 밖에 필요한 직원을 둘 수 있다.② 제1항에 따른 사무기구의 장은 시 감사 담당 부서의 장으로 한다.
제26조(사무기구의 업무)
제26조(사무기구의 업무) 사무기구는 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 고충민원의 안내ㆍ상담ㆍ접수 및 민원 조사ㆍ처리 지원2. 옴부즈만 결정사항의 시행 및 사후관리3. 옴부즈만 회의록 작성 및 기록 보존4. 고충민원 편람ㆍ서식 등의 보관5. 그 밖에 옴부즈만 운영에 필요한 업무
제27조(옴부즈만 사무의 전결)
제27조(옴부즈만 사무의 전결) 옴부즈만의 능률적인 업무처리를 위하여 옴부즈만의 권한에 속하는 사무 중 일부는 별표에 따라 대표옴부즈만 또는 사무기구의 장이 전결 처리한다.
제28조(기록의 관리)
제28조(기록의 관리)① 옴부즈만의 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 관리하되, 고충민원기록은 건별로 관리하여야 한다.② 고충민원 문서의 보존기간은 다음 각 호와 같다.1. 의결서, 조정서, 합의서 : 준영구2. 심의ㆍ의결 관련 문서 : 5년3. 일반문서 : 3년
제29조(공인)
제29조(공인)① 옴부즈만 운영과 관련하여 발송하거나 교부하는 문서에 별도의 공인을 조각하여 사용한다.② 제1항에 따른 공인에 관한 사항은 「광주시 공인 조례」를 준용한다.
제30조(비밀유지 서약)
제30조(비밀유지 서약) 옴부즈만 등은 조례 제13조에 따라 비밀유지 의무를 준수할 것을 약속하는 서약서를 별지 제14호 서식에 따라 작성한다.
제31조(운영세칙)
제31조(운영세칙) 이 규칙에서 정한 사항 외에 옴부즈만의 운영에 필요한 사항은 옴부즈만 회의의 의결을 통해 대표옴부즈만이 정할 수 있다.