제1조(목적)
제1조(목적) 이 규칙은 「화성시 시민옴부즈만의 구성 및 운영에 관한 조례」의 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(회의의 진행)
제2조(회의의 진행)① 「화성시 시민옴부즈만의 구성 및 운영에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 제9조에 따른 회의는 대표옴부즈만이 소집하며, 그 의장이 된다.② 회의는 제안 설명, 질문과 토론, 의결의 순으로 진행하며, 회의의 진행에 필요한 간사의 사무는 파견 공무원이 수행한다.③ 의안의 제안 설명은 조사에 참여한 옴부즈만이 한다.④ 옴부즈만이 필요하다고 판단하는 경우에는 관계 소속기관등의 직원, 신청인 또는 이해관계인의 의견을 들을 수 있으며, 서면자료를 제출하게 할 수 있다.⑤ 회의내용에 관한 사항은 회의록으로 작성하고 비치하여야 하며, 고충민원의 심의를 의결한 경우에는 의결서를 작성하여야 한다.
제3조(의결서의 경정)
제3조(의결서의 경정)① 옴부즈만은 제2조제5항에 따른 의결서 작성 이후 명백히 잘못된 계산·표시, 그 밖에 이와 유사한 오류가 있는 것이 발견된 때에는 확인을 거쳐 경정할 수 있다.② 제1항에 따라 의결서 경정이 있는 때에는 의결서의 원본에 경정된 사항을 첨부하여야 한다.
제4조(옴부즈만의 기피ㆍ회피)
제4조(옴부즈만의 기피ㆍ회피)① 조례 제11조의2제2항에 따라 기피신청을 하고자하는 경우에는 옴부즈만에게 신청하여야 한다.② 제1항의 기피신청을 받은 옴부즈만은 지체 없이 기피신청에 대한 의견서를 대표옴부즈만에게 제출하여야 한다.③ 제1항에 따른 기피신청에 대한 결정은 대표옴부즈만이 한다.④ 옴부즈만이 조례 제11조의2제3항에 따라 회피하려는 경우에는 사전에 대표옴부즈만에게 신청하여야 한다.
제5조(자문위원회)
제5조(자문위원회)① 조례 제14조에 따라 자문기구로서 화성시 시민옴부즈만자문위원회(이하 “위원회”라 한다)를 둔다.② 위원회는 위원장을 포함한 20명 이내의 위원으로 구성한다.③ 위원장은 대표옴부즈만이 되며, 위원은 행정에 관하여 전문적인 기술과 경험이 풍부한 자로 위촉하되, 어느 한 쪽 성(性)이 100분의 60 이상 넘지 않도록 노력하여야 한다.④ 위원의 임기는 2년으로 하고, 1회에 한하여 연임할 수 있으며, 보궐 위원의 임기는 전임위원 임기의 남은 기간으로 한다.⑤ 위원회의 회의는 재적 위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석 위원 과반수의 찬성으로 의결한다.⑥ 위원회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 고충민원 중 전문적 지식을 요하는 사항2. 그 밖에 옴부즈만이 필요하다고 인정하여 자문을 구하는 사항⑦ 옴부즈만은 위원회의 효율적 운영을 위하여 필요한 때에는 5명 이내의 소위원회를 운영할 수 있다.⑧ 회의 내용에 관한 사항은 회의록을 작성하고 비치하여야 한다.⑨ 위원으로 있거나 있었던 자는 직무수행과 관련하여 알게 된 비밀을 누설하거나 부당한 목적으로 사용해서는 아니 된다.
제6조(고충민원의 신청과 접수 등)
제6조(고충민원의 신청과 접수 등)① 조례 제17조제2항에 따라 옴부즈만에 고충민원을 신청하려는 자는 별지 제1호서식의 고충민원신청서를 제출하여야 한다.② 조례 제17조제2항 단서에 따라 구두로 고충민원을 신청하는 경우에는 접수자가 신청서를 작성하여 신청인으로 하여금 그 내용을 확인한 후 서명 또는 기명날인하게 하여야 한다.③ 옴부즈만이 고충민원을 접수한 때에는 별지 제2호서식의 고충민원 접수처리부에 그 내용을 기재하여야 하며, 신청인이 원할 때에는 별지 제3호서식의 고충민원 접수증을 교부하여야 한다.
제7조(신청서의 보완)
제7조(신청서의 보완)① 옴부즈만은 신청서에 보완할 사항이 있는 경우에는 상당한 기간을 정하여 신청인에게 보완할 것을 요청할 수 있다.② 옴부즈만은 제1항에 따른 요청에도 불구하고 신청인이 보완을 하지 아니한 경우에는 일정한 기간을 정하여 다시 보완을 요청할 수 있다.③ 옴부즈만은 제2항에 따른 보완요청을 받은 신청인이 보완요청 기간 내에 보완을 하지 아니하고 그 보완 없이는 고충민원을 처리할 수 없는 경우에는 이를 종결 처리할 수 있다.
제8조(신청의 취하)
제8조(신청의 취하) 신청인은 옴부즈만의 결정이 있기 전까지 서면으로 자신의 신청을 취하할 수 있다.
제9조(반복 고충민원 등의 처리)
제9조(반복 고충민원 등의 처리)① 옴부즈만은 신청인이 동일한 내용의 고충민원을 정당한 사유 없이 3회 이상 반복하여 신청한 경우로서 2회 이상 그 처리결과를 통지한 후에 신청되는 사안에 대하여는 종결 처리할 수 있다.② 옴부즈만은 성명ㆍ주소 등이 분명하지 아니한 자가 신청한 고충민원에 대하여는 이를 종결 처리할 수 있다.
제10조(합의 권고 및 조정)
제10조(합의 권고 및 조정)① 조례 제23조에 따른 합의 또는 조정이 성립된 경우에는 별지 제4호서식의 합의서 또는 별지 제5호서식의 조정서를 작성하여 당사자로 하여금 서명 또는 기명날인하게 한 후 옴부즈만이 이를 확인한다.② 옴부즈만은 조정을 위하여 조정회의를 개최할 수 있으며, 조정회의는 옴부즈만이 주재한다.③ 옴부즈만은 조정회의의 원활한 진행을 위하여 고충민원의 신청인과 관계 부서 등의 직원에게 출석을 요구할 수 있으며, 신청인의 요청이 있거나 효율적인 조정을 위하여 필요하다고 인정되는 경우에는 이해관계인·참고인 등으로 하여금 조정회의에 참석 및 의견진술을 요청할 수 있다.④ 합의 또는 조정이 성립된 경우에는 신청인 및 관계 소속기관등의 장에게 고충민원의 결정내용을 따로 통지하지 아니할 수 있다.
제11조(권고 및 의견표명의 방법)
제11조(권고 및 의견표명의 방법)① 조례 제24조에 따른 시정의 권고와 의견표명은 다음 각 호의 사항을 명시한 서면으로 하여야 한다.1. 고충민원의 내용2. 시정의 권고 또는 의견표명의 내용3. 관계 소속기관등의 회신기한 등 옴부즈만이 필요하다고 인정하는 사항② 조례 제25조에 따른 제도개선의 권고와 의견표명은 다음 각 호의 사항을 명시한 서면으로 하여야 한다.1. 관련 법령ㆍ제도ㆍ시책 등의 현황 및 문제점2. 제도개선의 권고 또는 의견표명의 내용3. 관계 소속기관등의 회신기한 등 옴부즈만이 필요하다고 인정하는 사항
제12조(처리결과의 통보 등)
제12조(처리결과의 통보 등)① 관계 소속기관등의 장은 옴부즈만의 권고 또는 의견대로 조치하기가 곤란하다고 판단되는 특별한 사정이 있는 경우에는 그 이유를 옴부즈만에 통보하여야 하며, 이 경우 옴부즈만은 해당 사안을 재심의 할 수 있다.② 관계 소속기관등의 장은 옴부즈만의 권고 또는 의견과 다른 방법으로 고충민원을 해소한 경우 또는 해소할 수 있는 경우에는 이를 옴부즈만에 통보하여야 한다.
제13조(이행실태의 확인과 점검을 위한 자료제출 요청 등)
제13조(이행실태의 확인과 점검을 위한 자료제출 요청 등)① 옴부즈만은 조례 제30조에 따른 권고 등에 대한 이행실태의 확인과 점검을 위하여 필요하다고 인정하는 경우에는 점검대상이 되는 관계 소속기관등에 대하여 다음 각 호의 사항을 요청할 수 있다.1. 관계 서류의 제출2. 경위서 또는 확인서 등의 제출3. 관계 공무원 또는 관련 직원의 출석ㆍ진술4. 그 밖에 확인ㆍ점검을 효율적으로 실시하기 위하여 옴부즈만이 필요하다고 인정하는 조치② 제1항에 따른 요청을 받은 관계 소속기관등은 정당한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.
제14조(운영상황의 보고 및 공표)
제14조(운영상황의 보고 및 공표) 조례 제31조에 따른 옴부즈만 운영상황에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다.1. 고충민원의 접수상황 및 그 처리결과2. 고충민원과 관련하여 옴부즈만이 권고 또는 의견을 표명한 사항3. 고충민원과 관련하여 옴부즈만의 권고 또는 의견에 대하여 관계 소속기관등이 수용하지 아니한 사항4. 그 밖에 옴부즈만이 필요하다고 인정하는 사항
제15조(사무국의 업무)
제15조(사무국의 업무)① 조례 제33조제1항에 따른 사무국은 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 고충민원의 안내·접수 및 민원 조사·처리 지원2. 옴부즈만 결정사항의 시행 및 사후관리3. 옴부즈만 회의록 작성 및 기록 보존4. 고충민원 편람·서식 등의 비치5. 그밖에 옴부즈만 운영에 필요한 사무② 옴부즈만 운영 사무의 효율적인 업무처리를 위하여 사무국장이 부재 또는 직무를 수행할 수 없을 때에는 다른 옴부즈만이 대행할 수 있다.
제16조(공무원 등의 파견)
제16조(공무원 등의 파견)① 조례 제33조제3항에 따라 파견을 요청받은 시장은 고충민원의 처리에 적합한 공무원 또는 직원을 선발하여 파견하여야 한다.② 시장은 파견 후 복귀한 공무원 또는 직원에 대하여는 보직부여 등에 있어서 우대조치를 강구하여야 하며, 옴부즈만에 1년 이상 근무한 경우에는 경력가점을 부여하는 등 평정 시 우대할 수 있다.
제17조(활동비 지원)
제17조(활동비 지원) 옴부즈만에게 지급하는 활동비의 지급기준은 5급 상당 공무원 연봉의 50퍼센트 수준으로 지급한다. (개정 2021. 6. 12)
제18조(공인)
제18조(공인)① 옴부즈만 운영과 관련하여 발송하거나 교부하는 문서에 별도의 공인을 조각하여 사용한다.② 제1항에 따른 공인에 관한 사항은 「화성시 공인 조례」를 준용한다.
제19조(기록의 관리)
제19조(기록의 관리)① 옴부즈만의 모든 기록물은 「공공기록물관리에 관한 법률」에 따라 관리하되, 고충처리 민원기록은 건별로 관리하여야 한다.② 고충민원의 보존기간은 다음 각 호와 같다.1. 의결서, 조정서, 합의서 : 준영구2. 심의·의결 관련문서 : 5년3. 일반문서 : 3년
제20조(정보의 공개)
제20조(정보의 공개) 민원기록에 대한 열람·복사 등 정보의 공개는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」에 따른다.
제21조(운영세칙)
제21조(운영세칙) 이 규칙에서 규정한 사항 외에 옴부즈만의 운영에 필요한 사항은 시장이 따로 정할 수 있다.