제1조(목적)
제1조(목적) 이 규칙은 「민원 처리에 관한 법률」, 같은 법 시행령에서 위임된 사항과 민원의 효율적인 처리를 위하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(정의)
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. “문서담당부서”란 민원사항을 접수·발송하는 주관부서 또는 담당자를 말하는 것으로 예산군 본청은 문서접수 담당부서를 말하며, 사업소 및 읍·면은 문서접수 담당자를 말한다.2. “처리주무부서”란 민원사항을 처리하는 주관부서 또는 담당자를 말하는 것으로 예산군 본청은 민원사항처리 주무부서를 말하며, 사업소 및 읍·면은 민원사항 처리담당자를 말한다.3. “민원서류”란 법령에 열거한 민원사항에 관한 서류와 이외에 처리과정에서 파생된 모든 문서를 말한다.
제3조(적용범위)
제3조(적용범위) 민원을 처리함에 있어 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.
제4조(기타 민원의 접수 등)
제4조(기타 민원의 접수 등)① 민원봉사과장은 「민원 처리에 관한 법률」(이하 "법" 이라 한다) 제8조에 따라 기타 민원을 구술 또는 전화로 접수한 때에는 그 내용을 별지 제1호서식에 따라 작성하고 민원 처리부에 기록한 후 민원문서 처리주무부서(이하 "처리주무부서" 라 한다)로 이송하여야 한다. 다만, 단순·경미한 사항은 민원 처리부에 기록하지 아니할 수 있다.② 처리주무부서가 제1항에 따라 구술·전화민원 통보서를 민원봉사과장으로 부터 이송 받은 때에는 이를 일반민원 문서와 동일하게 취급·처리하여야 한다.
제5조(민원의 분류와 이송)
제5조(민원의 분류와 이송)① 접수된 민원서류는 「예산군 행정기구와 정원 운영에 관한 조례 시행규칙」에 따라 민원 사항을 처리하는 처리주무부서에 1근무시간 이내에 이송하여야 한다. 다만, 처리주무부서가 상당히 떨어져 있는 경우에는 3근무시간 이내에 이송할 수 있다.② 민원봉사과장으로부터 민원문서를 이송 받은 처리주무부서의 장은 당해 민원의 사안이 소관업무가 아니라고 판단되는 경우에는 3근무시간 이내에 별지 제2호서식을 작성하여 민원봉사과장에게 재분류 요구를 하여야 한다.③ 민원서류의 분류에 대하여 부서 간의 다른 의견이 있는 경우에는 민원심사관이 관련부서의 의견을 종합하여 처리주무부서를 지정한다.④ 제3항에도 불구하고 처리주무부서를 결정하지 못한 경우에는 예산군 민원조정위원회의 결정에 따른다.
제6조(민원심사관)
제6조(민원심사관)① 법 제25조에 따른 민원심사관은 민원봉사과장으로 하며, 「민원 처리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제28조에 따른 분임 민원심사관은 민원팀장으로 한다.② 민원심사관은 영 제22조 및 같은 법 시행규칙 제7조에 따라 민원의 처리상황과 운영실태를 매월 1회 이상 확인·점검하여야 한다.③ 민원심사관은 제2항에 따른 확인·점검 결과 중대한 법령위반 사실을 발견하거나 이행상태가 불량하다고 판단되는 경우 및 특별한 사유없이 유기한 민원을 지연하여 처리한 경우에 감사부서의 장에게 보고하는 등 필요한 조치를 하여야 한다.
제7조(민원 처리 상벌제 운영)
제7조(민원 처리 상벌제 운영)① 예산군수(이하 “군수”라 한다)는 민원 처리 우수 공무원에게 처리실적에 따라 인사ㆍ포상ㆍ해외여행 등의 인센티브를 제공할 수 있다.② 군수는 민원의 처리에 관련된 부서(공무원)임에도 민원 접수를 거부한부서의 장 및 공무원에 대해 인사ㆍ포상ㆍ해외여행 제한, 감사부서의 조치 등의 불이익을 줄 수 있다.
제8조(처리결과의 통보)
제8조(처리결과의 통보)① 처리주무부서가 민원을 완결한 때에는 민원행정시스템에 처리결과를 입력하여야 한다.② 민원에 대한 처리결과를 민원인에게 통보할 때에는 누구나 이해하기 쉬운 용어를 사용하여야 하며, 처분의 근거가 되는 법규의 조항과 그 조문의 내용을 기술하여야 한다.
제9조(민원 1회 방문 상담창구)
제9조(민원 1회 방문 상담창구)① 민원 1회 방문 처리제의 운영을 위하여 민원실 내에 상담창구를 설치하고 민원에 대한 전반적인 지식과 상담능력을 갖춘 전담직원을 배치하여야 한다.② 상담창구의 전담직원은 민원상담 과정에서 전문적인 검토나 조언이 필요하다고 판단되는 때에는 처리주무부서의 담당자에게 지원을 요청할 수 있다.③ 제2항에 따라 상담창구 전담직원의 지원을 요청받은 처리주무부서의 담당자는 특별한 사정이 없는 한 이에 응하여야 한다. 다만, 출장 등으로 처리주무부서의 담당자가 상담에 응할 수 없는 경우에는 그 다음 날 전화로 상담하게 할 수 있다.
제10조(민원후견인제)
제10조(민원후견인제)① 법 제33조에 따른 민원후견인은 각 부서의 팀장으로 지정한다.② 민원후견인 지정대상 민원은 기한이 있는 민원으로 처리기간이 10일 이상이며, 민원실무심의회를 거쳐야 하는 복합민원과 다수인 관련 진정, 건의, 질의, 탄원 등 각종 고충민원 등을 대상으로 한다.③ 민원인이 지정을 원하지 않거나 민원 대행자가 있는 경우에는 민원후견인 지정을 생략할 수 있으며, 민원후견인 지정 후 민원인의 요구가 있으면 지정을 취소하거나 활동을 중단하게 할 수 있다.④ 민원후견인을 지정한 때에는 별지 제3호서식에 등재하고, 별지 제4호서식부터 별지 제6호서식에 따라 민원인, 민원후견인 및 처리주무부서에 민원후견인의 지정 사실을 통보하여야 한다.⑤ 민원후견인으로 지정된 공무원은 민원후견 활동상황을 별지 제7호서식에 따라 민원후견 수행일지에 기록하고, 민원이 종결된 날부터 3일 이내에 이를 민원봉사과장에게 제출하여야 한다.
제11조(민원실무심의회 설치·운영 등)
제11조(민원실무심의회 설치·운영 등)① 영 제36조에 따라 민원실무심의회(이하 "심의회"라 한다)를 설치·운영하며, 심의회는 민원문서를 접수한 날부터 3일 이내에 개최하여야 한다. 다만, 처리기간이 30일 이상인 민원은 5일 이내에 개최 할 수 있다.② 심의회 위원장은 복합민원 처리주무부서의 장이되고, 위원은 관계기관이나 부서의 실무책임자로 하며 간사는 처리주무부서의 팀장으로 한다.③ 심의회를 개최하고자 할 때에는 위원장이 참석대상자에게 심의회 개최 24시간 전까지 전화, 전자우편 및 문서 등으로 심의회 개최 사실을 별지 제8호서식에 따라 통지하여야 하며, 소집을 요구받은 사람이 심의회에 참석할 수 없을 때에는 미리 위원장에게 알리고 별지 제9호서식에 따라 대리 참석자를 지정하여 출석하도록 하여야 한다.④ 심의위원은 심의결과를 가·부, 보완요구 등으로 구분하여 의견을 명확히 제시하여야 하며, 심의회에서 명확한 의견을 제시할 수 없을 때에는 심의회가 종료된 후 24시간 이내에 위원장에게 서면으로 의견을 제출하여야 한다.⑤ 심의회 위원장은 심의결과를 별지 제10호서식에 기록하고, 이를 관련 민원문서와 함께 보관하여야 한다.
제12조(민원조정위원회 설치·운영 등)
제12조(민원조정위원회 설치·운영 등)① 법 제34조에 따라 예산군 민원조정위원회(이하 "위원회"라 한다)를 설치·운영한다.② 위원회는 위원장 1명을 포함하여 13명 이내의 위원으로 구성한다.③ 위원회 위원장은 부군수로 한다.④ 위원회 위원은 당연직 위원과 위촉직 위원으로 구분하며, 당연직 위원은 기획실장, 민원봉사과장, 경제과장, 환경과장, 축산과장, 산림녹지과장, 건설교통과장, 건축과장으로 하고, 위촉직 위원은 해당 민원과 관련이 있는 기관ㆍ단체의 담당 부서장, 외부법률전문가 및 민원관련 외부전문가 중에서 군수가 지정·통보함으로써 위촉한 것으로 본다. 다만, 당연직을 제외한 위촉 위원은 해당 민원 사안의 심의를 마친 후에는 자동적으로 위촉 해제된 것으로 본다. <개정 2018.7.9., 2021.6.30., 2022.11.30., 2024.5.14.>⑤ 위원회 위원장은 위원회의 사무를 총괄하고 위원회를 대표하며 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 미리 지정하는 공무원이 그 직무를 대행한다.⑥ 위원회의 사무를 처리하기 위하여 간사와 서기를 두되, 간사는 민원팀장이 되며 서기는 민원담당자가 된다.⑦ 위원회의 회의는 위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.⑧ 영 제38조제1항의 어느 하나에 해당하는 사항이 있는 처리주무부서의 장은 별지 제11호서식의 심의안건을 작성하여 위원장에게 회의 소집을 요청하여야 하며, 민원의 신속한 처리를 위하여 필요한 때에는 각 위원의 의견을 서면으로 받을 수 있다.⑨ 삭제 <2021.12.24.>⑩ 처리주무부서는 위원회의 심의결과를 별지 제12호서식에 기록하고, 관련 민원문서와 함께 보관하여야 한다.
제13조(수당과 여비)
제13조(수당과 여비) 위원회에 참석한 위원에게는 예산의 범위에서 「예산군 각종 위원회 설치 및 운영 조례」가 정하는 바에 따라 수당과 여비를 지급할 수 있다. <개정 2023.10.30.>
제14조(사전심사의 운영)
제14조(사전심사의 운영) 처리주무부서의 장은 법 제30조에 따라 민원인이 개발행위, 공장, 농지, 산지, 건축과 도로 민원 분야로 대규모 경제적 비용이 수반되는 민원 사항에 대하여 사전 심사를 청구한 경우, 처리 기간이 30일 미만인 경우 그 처리기간 내에, 처리기간이 30일 이상인 경우에는 30일 이내에 심사 결과를 민원인에게 통보하여야 한다. 다만, 불가피한 사유로 처리 기간 내에 처리가 곤란한 경우에는 처리 기간을 연장할 수 있다.