제1조(목적)
제1조(목적) 이 조례는「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령(이하 “법 시행령”이라 한다) 제10조에 따라 괴산군 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
제2조(정의)
제2조(정의) 이 조례에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. “기록물”이란 본청과 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. “기록물관리”란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. 처리과란 본청, 소속기관 및 군 조례에 따라 설립된 출연·출자기관, 괴산군의회를 말한다.4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.5. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조(적용범위)
제3조(적용범위) 이 조례는 처리과에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 조례가 정하는 바에 따른다.
제4조(소속 및 인원구성)
제4조(소속 및 인원구성)① 기록관은 행정과에 설치하고, 기록관의 장(이하 “기록관장”이라 한다)은 행정과장이 된다.② 기록관장은 법 제41조 및 동법 시행령 제78조에 따라 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
제5조(주요업무)
제5조(주요업무)① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록물분류기준표 및 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 처리과 기록물 인수 및 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 기록물평가심의회 구성ㆍ운영 및 기록물폐기 관리7. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류8. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행9. 처리과의 기록물 관리에 대한 지도·감독 및 지원10. 기록관의 시설 및 장비관리11. 비전자 기록물의 전자화(이중보존매체 포함) 및 검색·열람 제공12. 소관 기록물의 검색·열람 제공13. 기록관 소장 기록물의 보안과 재난대책의 수립ㆍ시행14. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
제6조(기록물의 생산)
제6조(기록물의 생산)① 기록관장은 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 조사·연구· 검토서·회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 수립·관리하여야 한다.
제7조(기록물의 등록)
제7조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 전자기록생산시스템에 등록하여 생산·접수등록번호가 부여되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.③ 시청각기록물의 등록 시기는 다음 각 호와 같고, 행사ㆍ회의ㆍ사안 등 하나의 주제로 일관성이 유지되도록 정리한 후 등장인물과 상황에 대한 설명을 기재하여 등록한다.1. 사진ㆍ필름류 : 촬영물 가운데 보존대상물로 적합한 작품을 선정한 후에 등록2. 녹음ㆍ동영상류 : 촬영물을 편집하여 완성된 후 등록
제8조(기록물의 정리 및 교육)
제8조(기록물의 정리 및 교육)① 전 직원은 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철 확정, 비전자기록물 편철 정리 등을 하여야 한다.② 기록관장은 원활한 기록물 정리를 위하여 기록물관리 교육을 실시하여야 한다.
제9조(기록물의 이관)
제9조(기록물의 이관)① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 이관 받아야 한다.② 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.③ 제2항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일부터 10년의 범위 내에서 처리과 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.④ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계 부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.⑤ 기록관장은 기록관 보존서고의 보유 기록물 중 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 보존기간 30년 이상 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과로부터 이관 연기 요청이 있는 경우에는 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관을 연기하고 필요한 조치를 강구하여야 한다.
제10조(기록물의 공개여부 분류)
제10조(기록물의 공개여부 분류)① 보호기간이 만료된 비밀기록물을 포함하여 처리과에서 기록관으로 기록물을 이관하려는 경우에는 그 기록물의 공개 여부를 재분류하여 이관하여야 한다.② 기록관은 비공개로 재분류된 기록물에 대하여 재분류된 연도부터 5년마다 공개 여부를 재분류 하여야 한다.③ 보호기간이 만료된 비밀기록물 및 비공개 기록물의 재분류는 정보공개심의회에서 심의한다.④ 정보공개심의회의 구성ㆍ운영사항은 괴산군 행정정보공개 조례에 따라 시행한다.
제11조(기록물 관리책임자 및 관리담당자)
제11조(기록물 관리책임자 및 관리담당자)① 기록물관리업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리과별 기록물관리책임자 및 관리담당자를 둔다.② 기록물관리책임자는 처리과의 장이 되고, 처리과 기록물관리 전반을 총괄하고 기록물관리담당자의 업무수행을 지도·관리 한다.③ 기록물관리담당자는 처리과의 서무업무담당자가 되고, 다음 각 호의 업무를 수행 한다.1. 기록물 및 기록물철의 등록·관리에 관한 사항2. 처리과별 기록물분류기준표 작성·관리에 관한 사항3. 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항4. 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항
제12조(서고 배치)
제12조(서고 배치)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 생산연도, 처리과 등의 순서로 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서고 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
제13조(기록물의 평가)
제13조(기록물의 평가)① 기록관에서의 기록물 평가는 보존기간이 만료된 기록물에 대하여 폐기, 보존기간 재책정, 재검토를 위한 보류 등의 사항을 확정한다.② 평가방법은 다음 각 호와 같다.1. 생산부서의견조회: 기록물 생산자(또는 현재 업무담당자)의 의견 및 의견사유를 별지 제1호서식의 기록물평가심의서에 작성하여 기록관장에게 제출한다.2. 전문요원심사: 생산부서에서 제출한 기록물평가심의서에 전문요원이 심사 및 심사사유를 작성하여 기록관장에게 제출한다.3. 심의회평가: 전문요원이 제출한 기록물평가심의서를 기록물평가심의회에서 별지 제2호서식의 기록물평가심의회 심의의결서에 최종 심의·의결한다.
제14조(기록물 폐기)
제14조(기록물 폐기)① 모든 기록물을 폐기할 때는 기록물평가심의회의 심의를 거쳐야 하며 폐기로 의결된 기록물만 폐기할 수 있다.② 제1항의 기록물 폐기 시행은 민간 등에 위탁할 수 있다. 이 경우 기록물의 폐기가 종료될 때까지 관계 공무원이 입회하여 감독하는 등 기록물이 유출되지 않도록 필요한 조치를 취하여야 한다.
제15조(기록관리시스템 및 장비구축)
제15조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.
제16조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)
제16조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.
제17조(주요기록물의 전산화)
제17조(주요기록물의 전산화)① 기록관장은 보존·관리하고 있는 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위하여 백업을 실시하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.
제18조(보존시설 및 장비의 확보)
제18조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 별표 제1호에 따라 기록관의 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간, 작업공간, 열람공간 및 사무공간을 확보하여야 한다.
제19조(열람 및 대출)
제19조(열람 및 대출)① 서고의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 본청 및 소속기관의 직원2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 서고의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.③ 기록물의 열람 및 대출은 다음 각 호에 해당하는 경우 제한할 수 있다.1. 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조에 해당하는 경우2. 홈페이지, 군보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물3. 파손 또는 망실되기 쉬운 기록물인 경우4. 그 밖에 기록물의 성질상 열람 및 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
제20조(열람시 준수사항)
제20조(열람시 준수사항)① 열람은 서고 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 외부로 반출하는 행위3. 서고 시설의 훼손 또는 파괴4. 음식물 등 반입행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 열람하고자 하는 자는 별지 제3호서식의 보존기록물 열람대장에 그 내용을 기재한 후 열람하여야 한다.
제21조(대출의 한도 및 기간)
제21조(대출의 한도 및 기간) 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자하는 자는 별지 제4호서식의 보존기록물 대출대장을 작성하여 기록관장의 승인을 얻은 후 대출할 수 있다.4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.
제22조(기록물평가심의회 구성)
제22조(기록물평가심의회 구성)① 괴산군수(이하 “군수”이라 한다)는 기록물의 평가 및 폐기에 관한 사항을 심의하기 위하여 괴산군 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 설치·운영한다.② 심의회의 위원장은 기록관장이 되며 위원은 위원장 1인을 포함한 5인 이내로 구성하되, 기록물의 보존가치를 평가하는데 적합하다고 인정되는 소속 공무원과 2인 이상의 민간전문가를 위촉한다.③ 위원회의 위원은 심의 종료 시 해촉된 것으로 본다.
제23조(기능)
제23조(기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 보존기간이 만료된 대상기록물에 대한 심의2. 그 밖에 보존기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항
제24조(심의)
제24조(심의)① 심의회는 위원장의 요구가 있을 때에 개최한다.② 민간위원은 평가심의에 앞서 별지 제5호서식의 기록물평가 심의서약서를 작성하여 위원장에게 제출하여야 한다.③ 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.④ 소속 공무원이 아닌 위원에 대하여는「괴산군 위원회 실비변상 조례」가 정하는 바에 따라 예산의 범위 안에서 수당 등을 지급할 수 있다.
제25조(보안관리)
제25조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정 제30조(보호구역) 및 동규정 시행규칙 제42조(보호구역)에 따라 관리해야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
제26조(긴급사태 시의 대비)
제26조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.
제27조(지도점검)
제27조(지도점검)① 기록관장은 처리과의 기록물 관리 실태를 연 1회 이상 지도·점검해야 한다.② 지도·점검은 다음 각 호의 사항을 점수표로 작성하여 점검한다.1. 기록물 등록 및 정리2. 기록물 관리 및 이관3. 개별 서고 목록 및 관리 현황③ 지도점검 결과가 우수한 처리과는 괴산군 포상조례에 따라 표창을 할 수 있다.
제28조(시행규칙)
제28조(시행규칙) 이 조례 시행에 관하여 필요한 사항은 규칙으로 정한다.