제1조(목적)
제1조(목적) 이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 가평군 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
제2조(설치장소)
제2조(설치장소) 가평군 기록관(이하 “기록관”이라 한다)은 가평군(이하 “군”이라 한다) 본청내 또는 본청내 장소가 협소할 경우 인접한 곳에 설치하며, 기록관은 기록물 보존서고·기록관리시스템을 포함한다.
제3조(정의)
제3조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1. "소속행정기관"이란 직속기관ㆍ사업소·읍면을 말한다.2. "기록물"이란 군이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.3. "기록물관리"란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집ㆍ평가·폐기·보존ㆍ공개·활용 및 이에 따르는 모든 활동을 말한다.4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.5. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제4조(적용범위)
제4조(적용범위) 이 규칙은 군 본청 및 소속행정기관(이하 “처리부서“라 한다)에 적용되며, 기록관의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.
제5조(소속 및 인력배치)
제5조(소속 및 인력배치)① 기록관은 자치행정과 소속으로 하며, 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)은 자치행정과장이 된다.<개정 2014.12.31>② 기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물 관리전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 문서관리ㆍ간행물관리ㆍ시청각기록물관리ㆍ기록편찬ㆍ정보공개접수ㆍ기록관리시스템의 운영 등 업무수행에 필요한 인원을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물 관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 군본청 및 소속행정기관의 장(이하 “처리부서장“이라 한다)으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제6조(자문위원의 위촉 등)
제6조(자문위원의 위촉 등)① 가평군수(이하 “군수”라 한다)는 기록관의 기록물관리를 위한 조사ㆍ연구ㆍ분석ㆍ평가ㆍ정리ㆍ목록기술 등의 전문적인 사무 수행을 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 규정에 따라 전문성을 갖춘 사람 중에서 위촉하되, 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.③ 자문위원에게 지급하는 수당 등은 예산의 범위 안에서 「가평군위원회실비변상조례」에 따라 지급할 수 있다.
제7조(분장사무)
제7조(분장사무)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리7. 기록물의 관리에 관한 지도ㆍ교육8. 기록물 서고 관리9. 기록관의 시설 및 장비관리10. 기록관리시스템의 설치 및 운영11. 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공12. 비전자 기록물의 전자화13. 정보공개접수창구 운영14. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.
제8조(기록물의 생산)
제8조(기록물의 생산)① 기록관장은 처리부서에서 수행하는 모든 업무과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제17조 부터 제19조에 따른 조사·연구서 또는 검토서와 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.
제9조(기록물의 등록)
제9조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수한 경우 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 한다.② 기록관장은 기록관에서 직접 수집한 기록물을 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 각종 기록정보를 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.
제10조(기록물의 정리)
제10조(기록물의 정리)① 기록관장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개 여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리부서장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 처리부서의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제11조(기록물의 이관)
제11조(기록물의 이관)① 처리부서장은 기록관의 기록물 이관계획에 따라 자체보관기간(기록물이 생산된 다음해 1월 1일부터 2년간을 말한다)이 경과된 모든 기록물을 별지 제1호서식에 의하여 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 별지 제2호서식에 의한 기록물 이관시기 연기 신청서를 제출한 후에 보존기간의 기산일부터 10년 이내의 범위에서 기록물의 이관을 유보할 수 있다.② 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.
제12조(기록물의 보존)
제12조(기록물의 보존) 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온·항습 환경구축 등을 위하여 필요 조치를 취하여야 한다.
제13조(기록물평가심의회)
제13조(기록물평가심의회)① 기록물의 평가에 대한 사항을 심의하기 위하여 가평군기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.② 심의회는 필요에 따라 위원장이 수시로 구성·운영한다.③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간전문가와 소속 공무원으로 구성하되, 2명 이상의 민간전문가를 포함한다.④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부2. 기록물에 대한 보존기간의 조정 및 보류 또는 폐기3. 그 밖에 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항⑤ 심의회 회의는 과반수의 출석으로 회의를 시작하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
제14조(심의회 소집 및 경비지급)
제14조(심의회 소집 및 경비지급)① 심의회는 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제3호서식에 의한 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 위원은 심의회에 참석한 것으로 보며 민간 전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당 등을 지급할 수 있다.
제15조(기록물평가심사)
제15조(기록물평가심사)① 기록관장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서의 의견조회, 전문요원의 심사, 심의회의 심의를 거쳐 보존기간의 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.② 제1항의 규정에 따른 심사자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물평가심의서의 평가대상 기록물 목록에 의하여 소관부서의 보존기록물을 평가2. 소관부서별 기록물평가심의서 확정③ 심사자는 기록물평가심사 결과에 대하여 별지 제4호서식에 의한 기록물평가심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 심의회에 제출하여야 한다.
제16조(기록물의 폐기)
제16조(기록물의 폐기) 모든 기록물은 처리부서의 의견조회, 전문요원의 심사 및 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.
제17조(기록물 실태 점검 및 교육)
제17조(기록물 실태 점검 및 교육)① 기록관장은 처리부서의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물정리 등 기록물관리 업무와 관련하여 처리부서의 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시하여야 한다.
제18조(보존시설 및 장비의 확보)
제18조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 보존시설 장비 및 환경기준을 갖추어야 하며, 그 시설은 별표와 같다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.
제19조(기록관리시스템 및 장비구축)
제19조(기록관리시스템 및 장비구축)① 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 처리부서와 국가기록원(또는 영구기록물관리기관)에 연결하여 기록물 생산현황보고, 이관목록 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축·운영하여야 한다.
제20조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)
제20조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.
제21조(주요기록물의 전산화)
제21조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서·간행물·시청각기록물 등 처리부서의 보존기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 각종 기록정보를 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.
제22조(보안관리)
제22조(보안관리)① 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여야 한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
제23조(긴급사태 시의 대비)
제23조(긴급사태 시의 대비)① 기록관장은 기록물에 대한 보안 및 재난대책을 수립·시행하여야 한다.② 기록관의 전산실 근무자는 긴급사태에 대비하여 중요전산자료를 백업 하여 안전한 장소에 나누어 보존하여야 한다.③ 기록관의 서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 중요문서를 이송할 수 있는 이송장비 및 소화시설을 확보하여야 한다.
제24조(보안점검)
제24조(보안점검)① 기록관의 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검.2. 중요전산자료의 등록관리대장 및 입·출력대장의 관리② 기록관의 서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 일일점검하여야 하며, 점검사항을 별지 제5호서식에 의하여 기록·관리하여야 한다.1. 서고의 각종 전원·소화설비 등 시설물의 상태와 보존기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부2. 보존기록물의 열람 및 대출상황
제25조(열람 및 대출)
제25조(열람 및 대출)① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다.② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다.③ 보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제6호서식에 의한 보존기록물 열람대장에, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제7호서식에 의한 보존기록물의 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재하여야 한다.④ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 7일을 초과할 수 있다.⑤ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장, 국내장기출장, 전출, 휴직, 정직 및 퇴직할 경우에는 그 기록물을 반납하여야 한다.
제26조(열람ㆍ대출의 제한)
제26조(열람ㆍ대출의 제한)① 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀 또는 대외비기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람ㆍ대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단될 경우② 대출받은 기록물은 다른 사람에게 다시 빌려줄 수 없다.
제27조(세부사항)
제27조(세부사항) 이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.