양평군 기록관 운영 규칙

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양평군 자료관 운영 규칙
양평군 자료관 운영 규칙

제1조(목적) 이 규칙은 「공공기관의 기록물 관리에 관한 법률」 제9조 및 같은 법 시행령 제5조의 규정에 의하여 양평군 자료관(이하 “자료관”이라 한다)의 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
 1. “소속행정기관”이라 함은 직속기관‧사업소 및 읍‧면사무소를 말한다.
 2. “기록물”이라 함은 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서‧도서‧대장‧카드‧도면‧시청각물‧전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료를 말한다.
 3. “기록물 관리”라 함은 기록물의 수집‧보존‧활용 및 관리와 이에 부수되는 활동을 말한다.
 4. “기록물관리 전산시스템”이라 함은 문서기록물의 관리시스템‧시청각 기록물의 관리시스템 및 그 열람시스템과 운영 프로그램 등을 말한다.
제3조(적용범위) 이 규칙은 본청 및 소속행정기관에 대하여 적용하며, 자료관의 운영에 관하여 다른 법령에 특별히 정한 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.
제4조(소속 및 인력배치) ①자료관은 총무과 소속으로 하며, 자료관의 장(이하 “자료관장”이라 한다)은 총무과장이 된다.
 ②군수는 자료관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 문서관리‧간행물관리‧시청각기록물관리‧기록편찬‧기록물관리 전산시스템의 운영 등 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다.
제5조(전문위원의 위촉 등) ①군수는 자료관의 기록물 관리를 위한 조사‧연구‧분석‧평가‧정리‧목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 전문위원을 위촉할 수 있다.
 ②전문위원은 제1항의 규정에 의한 전문적인 업무에 경험이 있는 자 중에서 군수가 위촉하되, 위촉기간은 2년으로 하며, 예산의 범위 안에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.
제6조(분장사무) 자료관장은 다음 각호의 사항에 관한 사무를 총괄한다.
 1. 소관기록물 수집‧보존 및 활용
 2. 기록물관리 전산시스템의 설치‧운영 및 관계자에 대한 교육
 3. 기록물의 정리에 관한 지도‧교육
 4. 기록물 생산현황 취합, 주요목록 전산화 및 전문 관리기관에의 보고
 5. 기록물 분류기준표 취합관리 및 조정
 6. 보존기간이 준영구 이상인 기록물의 전문 관리기관으로의 이관
 7. 주요기록물의 디지털화 및 검색‧열람서비스의 제공
 8. 간행물의 보존 및 활용
 9. 기록물폐기심의회 운영
 10. 서고운영
 11. 정보공개 접수창구
 12. 기타 기록물관리에 관하여 필요한 사항
제7조(기록물관리 전산시스템 및 장비구축) ①자료관에는 문서‧간행물‧시청각기록물 등 주요기록물을 효율적으로 전산관리할 수 있도록 전산시스템과 관련장비를 구축하여야 한다.
 ②기록물관리 전산시스템은 처리과와 국가기록원 또는 관할 전문 관리기관에 연결하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록 제출, 주요기록물의 행정 참고자료 검색 및 활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.
제8조(기록물관리 전산시스템의 점검 및 유지보수) ①자료관장은 기록물관리 전산시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
 ②자료관장은 기록물관리 전산시스템 및 관련장비의 유지보수가 전문성을 요할 경우에는 공급업체 또는 생산업체등 전문업체와 계약을 체결하여 유지보수할 수 있다.
제9조(주요기록물의 전산화) 자료관장은 문서‧간행물‧시청각 기록물등 본청과 소속기관 및 자료관의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 각종 기록정보로 신속하게 검색‧활용할 수 있도록 하여야 한다.
제10조(수집) ①각 실‧과장 및 소속 행정기관의 장은 자료관의 기록물 수집 계획에 따라 처리부서에서 보존기간의 기산일부터 2년 동안 보존한 후 모든 기록물을 별지 제1호서식에 의한 기록물 이관목록과 함께 자료관으로 이관하여야 한다.
 ②다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물에 대하여는 별지 제2호서식에 의한 기록물 이관 연기 신청서를 제출한 후에 보존기간의 기산일부터 9년의 범위 안에서 기록물의 이관을 유보할 수 있다.
제11조(기록물 폐기심의회) ①기록물 폐기에 관한 사항을 심의하기 위하여 양평군 기록물폐기심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.
 ②심의회는 필요에 따라 수시로 구성‧운영한다.
 ③심의회의 위원장은 자료관장이 되며, 위원은 위원장을 포함한 5인 이내로 구성하되, 소속 공무원 중 기록물의 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 자로 구성한다.
 ④심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
 1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부
 2. 기록물에 대한 보존기간의 조정 또는 변경사항
 3. 기타 보존기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항
제12조(폐기) ①모든 기록물은 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.
 ②본청 및 소속 행정기관의 장은 자료관장의 기록물 폐기 계획에 따라 별지 제3호 서식에 의한 기록물 폐기심의서 폐기대상 기록물의 목록을 첨부하여 자료관장에게 제출하여야 한다.
제13조(열람 및 대출) ①보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같다.
 ②보존기록물의 열람은 자료관안에서 하여야 하며, 자료관 안에서는 담당직원의 지시에 따라야 한다.
 ③보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제4호 서식에 의한 보존기록물 열람대장에 그 내용을 기재하고, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제5호 서식에 의한 보존기록물의 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재하여야 한다.
 ④보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 상당한 사유가 인정되는 경우에는 7일을 초과할 수 있다.
 ⑤보존기록물을 대출받은 공무원이 장기출장‧전출‧휴직‧정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.
제14조(열람‧대출의 제한) ①자료관장은 다음 각 호의 1에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.
 1. 비밀 또는 대외비기록물을 열람‧대출하고자 하는 경우
 2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람‧대출하고자 하는 경우
 3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
 4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단될 경우
 ②누구든지 대출받은 기록물은 다른 사람에게 빌려줄 수 없다.
제15조(기록물의 관리실태점검 및 교육) ①자료관장은 본청 및 소속 행정기관의 기록물 관리실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.
 ②자료관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 본청 및 소속행정기관의 기록물 관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
제16조(세부사항) 자료관 운영에 관하여 필요한 사항은 따로 정할 수 있다.
 부 칙
이 규칙은 공포한 날부터 시행한다.
[별지 제1호서식]
기록물 이관목록
1. 기록물철단위로 이관하는 기록물
처리과기관코드 : 인계자 직급 : 성명 :
이 관 년 도 : 인수자 직급 : 성명 :

2. 개별관리기록물(건)단위로 이관하는 기록물
처리과기관코드 : 인계자 직급 : 성명 :
이 관 년 도 : 인수자 직급 : 성명 :

[별지 제2호서식]
기록물 이관 연기 신청서
1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우
(처리과 기관코드 : )

2. 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우
(처리과 기관코드 : )

[별지 제3호서식]
기록물 폐기 심의서
 년 월 일 (기록물 폐기심사관 : )

비고) A4용지 횡으로 작성한다.
[별지 제4호서식]
보존기록물 열람대장

비고) A4용지 횡으로 작성한다.
[별지 제5호서식]
보존기록물의 대출 및 반납대장

비고)A4용지 횡으로 작성한다.

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[별지 제1호서식]
기록물이관시기 연장신청서(제13조 관련)
기관명 :

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[별지 제2호서식]
보존기록물 열람대장(제14조 관련)

표 밖 본문 — 제목·비고·단서·주 등

[별지 제3호서식]
보존기록물 대출 및 반납대장(제14조 관련)