제1조(목적)
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 설치하는 부산광역시 서구 기록관의 운영에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(정의)
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. “기록물”이란 부산광역시 서구와 그 소속기관(이하 "처리과”라 한다)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.3. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다) 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
제3조(기록관의 운영)
제3조(기록관의 운영)① 부산광역시 서구 기록관(이하 “기록관”이라 한다)은 민원봉사과에 설치하고, 민원봉사과장이 기록관장이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리·기술, 기록정보관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장에게 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
제4조(기록관의 분장업무)
제4조(기록관의 분장업무)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록관 서고 관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행13. 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 기록관의 시설 및 장비관리16. 기록물관리시스템의 설치 및 운영17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공18. 소관 비전자기록물의 전자화19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록20. 소관 기록물의 검색·열람제공21. 기록물 편찬·전시·홍보23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
제5조(기록물의 생산)
제5조(기록물의 생산)① 기록관장은 처리과에서 수행하는 업무과정에서 생산 또는 접수된 모든 기록물이 등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조까지의 규정에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산·등록 관리 기준을 마련하여야 한다.
제6조(기록물의 등록)
제6조(기록물의 등록)① 생산 또는 접수된 모든 기록물은 전자문서시스템 또는 업무관리시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 관리 하여야 한다.② 기록관에서 수집한 기록물은 기록관의 기록물관리시스템에 등록하여 관리하며, 비전자기록물 중 장기보존 및 활용이 필요한 기록물에 대해서는 전자화하여 관리되도록 해야 한다.
제7조(기록물의 정리)
제7조(기록물의 정리)① 기록관장은 처리과에서 생산된 기록물의 정리를 위해 매년 2월말까지 공개여부·기록물편철·편철확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.② 처리과의 장은 1항에 따라 전년도에 생산이 완료된 기록물을 정리하여 생산현황을 매년 5월 31일까지 기록관장에게 통보하여야 한다.③ 기록관장은 처리과에서 통보한 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제8조(기록물의 이관)
제8조(기록물의 이관)① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물에 대하여 보존기간 기산일부터 2년의 범위에서 이관 받아야 한다.② 제1항에 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 보존기간 기산일부터 최대 10년 또는 해당 기록물의 보존기간을 초과하지 않는 범위 내에서 연장을 할 수 있다.③ 기록물의 이관을 연장하는 경우에는 사전에 별지 제1호 서식의 기록물이관시기 연장신청서 및 별지 제2호 서식의 기록물 미이관 사유서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다.④ 이관을 실시하는 연도를 기준으로 이관대상 기록물이 이미 보존기간이 만료되었거나 업무참고 등의 필요가 달성된 경우에는 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다.⑤ 직제개편, 한시조직의 폐지 등의 경우 기록관장은 업무를 인수인계하는 부서 간에 기록물인수인계서를 작성하여 관리하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우 해당 기록물을 기록관으로 이관하여 관리하여야 한다.
제9조(행정박물의 관리)
제9조(행정박물의 관리)① 기록관장은 처리과의 업무와 관련하여 생산 및 접수한 형상기록물(이하 “행정박물”이라 한다)에 대하여 매년 조사를 실시하고, 행정박물로 지정할 수 있다.② 처리과에서는 행정박물로 지정된 기록물에 대하여 별지 제3호 서식의 행정박물관리대장을 작성하여 관리하여야 한다.③ 기록관장은 장기적인 보존가치 및 활용을 필요로 하는 행정박물에 대하여 기록관으로 이관하여 관리할 수 있다.④ 기록관장은 기록관으로 이관된 행정박물 중 행정박물 등의 파손으로 인하여 보존이 불가능한 경우 기록물평가심의회를 통하여 행정박물의 폐기를 결정할 수 있다.
제10조(비밀기록물의 관리)
제10조(비밀기록물의 관리)① 기록관장은 처리과에서 생산하는 1급, 2급, 3급, 대외비 기록물(이하 “비밀기록물”이라 한다)에 대하여 매년 전수조사를 실시하여야 한다.② 「보안업무규정」에 따라 처리과에서 일반문서로 재분류되거나 보호기간이 만료된 비밀기록물은 재분류 또는 보호기간 만료 다음해 중에 기록관으로 이관하여야 한다.③ 일반문서로 재분류된 비밀기록물은 기록관의 일반서고에서 관리한다.단, 처리과에서 보호조치를 요청한 경우 별도의 서고에서 관리할 수 있다.④ 기록관으로 이관된 비밀기록물 중 보존기간이 경과된 기록물에 대해서는 기록물평가심의회를 통하여 평가를 실시한다.
제11조(기록물의 보존)
제11조(기록물의 보존)① 기록관장은 처리과로부터 인수한 기록물을 기록물의 형태, 처리과, 보존기간, 생산연도 등으로 구분하여 보존 서고에 배치하여야 한다.② 보존서고 기록물의 구체적인 배열방법은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 보존·활용·열람 등을 위하여 적정한 공간을 확보 하여야 한다.④ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 기록물의 정수점검, 상태점검 실시 및 항온항습 환경구축을 위한 조치를 취하여야 한다.
제12조(기록물의 공개 재분류)
제12조(기록물의 공개 재분류)① 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제 35조 1항 및 2항, 같은 법 시행령 제 72조에 의하여 공개 재분류를 실시한다.② 1항에 따라 기록물 공개 재분류를 실시할 때 필요한 경우 전문요원이 검토 하여 정보공개심의회에서 공개여부를 결정할 수 있다.
제13조(기록물의 평가 및 폐기)
제13조(기록물의 평가 및 폐기)① 기록관장은 기록관으로 이관된 기록물 중 보존기간 10년 이하의 기록물에 대하여 보존기간이 경과한 경우 기록물의 평가를 실시해야 한다.② 기록물의 평가결과에 따라 기록물을 폐기할 때 비전자기록물은 파쇄 또는 용해를 실시하며, 전자기록물은 하드디스크 파괴 또는 영구삭제 프로그램을 활용하여 복구가 불가능한 방법으로 기록물을 폐기한다.③ 기록물 폐기과정에는 관계공무원이 입회하여 보안사고가 발생하지 않도록 노력해야 한다.
제14조(기록물의 평가 심사)
제14조(기록물의 평가 심사)① 각 처리과의 장은 기록물 평가 계획에 따라 소관 보존 기록물을 착오 없이 평가하기 위하여 각 처리과의 장을 포함한 3명 이내의 소속 공무원을 기록물 평가 심사관(이하 “심사관”이라 한다)으로 지정하여야 한다.② 제1항에 따라 지정된 심사관의 업무는 다음 각 호와 같다.1. 보존 기간이 경과한 기록물에 대한 대사와 보존 기간 재 책정, 폐기 여부 등 심사2. 별지 제4호 서식에 의한 소관 처리과별 기록물 평가 심의서 확정③ 각 처리과의 장은 기록물 평가 심사에서 확정된 기록물 평가 심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 기록관에 제출하여야 한다.
제15조(설치 및 기능)
제15조(설치 및 기능)① 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제43조에 따라 부산광역시 서구청장(이하 “구청장”이라 한다) 소속하에 부산광역시 서구 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.② 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.1. 보존 기간 경과 기록물의 보존 기간 재 책정, 보류 또는 폐기2. 그 밖에 소장 기록물 평가제도 운영과 관련하여 기록관장이 요청한 사항
제16조(구성 및 임기)
제16조(구성 및 임기)① 심의회는 위원장 1명을 포함하여 10명 이내의 위원으로 구성하며, 민간전문가는 2명 이상으로 한다. 위원장은 행정지원국장으로 하고, 위원은 기록물의 보존 가치 평가에 적합하다고 인정되는 구 소속 공무원 및 민간전문가 중에서 구청장이 임명 또는 위촉한다.② 1항에 따라 임명된 민간전문가의 임기는 2년으로 하며 연임할 수 있다. 위원으로 임명된 구 소속 공무원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다. 다만, 보궐 위원의 임기는 전임자의 남은 기간으로 한다.
제17조(운영 등)
제17조(운영 등)① 심의회는 위원장 및 기록관장이 필요하다고 인정되는 경우 개최한다.② 심의회 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다.④ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 지명하는 위원이 그 직무를 대행한다.⑤ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 민원담당으로 한다.⑥ 심의회 위원으로 위촉된 민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.⑦ 간사는 별지 제4호 서식 기록물 평가 심의서, 별지 제5호 서식 기록물 평가심의회 심의 의결서, 별지 제6호 서식 부산광역시 서구 기록물평가심의회 회의록을 작성·관리하여야 한다.⑧ 심의회 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사실이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 그 비밀을 누설하여서는 안 되며, 그 직책에서 물러난 이후도 또한 같다.
제18조(회의 결과 공표 및 적용)
제18조(회의 결과 공표 및 적용)① 기록관장은 심의회의 결정에 따라 보존기간 재 책정 및 폐기결정이 내려진 기록물의 목록을 부산광역시 서구청 홈페이지 등을 통하여 공표하여야 한다.② 기록관장은 심의회의 의결 결과를 기록물관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 등의 변경내역은 이력으로 관리하여야 한다.
제19조(기록물관리시스템 및 장비의 구축)
제19조(기록물관리시스템 및 장비의 구축)① 기록관장은 기록물을 안전하게 보존하고 효율적으로 활용할 수 있도록 기록물관리시스템과 관련 장비를 갖추어야 한다.② 기록물관리시스템은 각 처리과의 전자문서시스템 또는 업무관리시스템, 영구 기록물 관리 기관의 기록 관리 시스템과 연결하여 기록물의 생산 현황 보고, 이관 목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색·활용, 전자문서의 이관 및 보존포맷 변환을 통한 장기보존 등이 가능하도록 운영하여야 한다.
제20조(주요 기록물의 전자화 등)
제20조(주요 기록물의 전자화 등) 기록관장은 문서·간행물·시청각 기록물 등 처리과의 보관 기록물 중 활용 가치가 높은 기록물에 대해서는 전자화를 추진하여 기록물 정보가 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.
제21조(정기 점검 및 보수)
제21조(정기 점검 및 보수)① 기록관장은 기록물관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 기록물관리시스템 및 관련 장비에 대한 정기 점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록물관리시스템 및 관련 장비의 유지·보수가 전문성을 요할 경우에는 공급 업체 또는 생산 업체 등 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.
제22조(자료의 백업 등)
제22조(자료의 백업 등)① 기록관장은 긴급 사태에 대비하여 중요 전산 자료를 백업하여 안전한 장소에 보관하여야 한다.② 보존서고에는 화재 또는 비상사태 등에 대비하여 소화 시설 및 필요 장비를 확보하여야 한다.
제23조(보안 관리)
제23조(보안 관리)① 기록관장은 보존 서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀 취급 인가를 받은 자를 배치하는 등 보안 관리를 철저히 하여야 한다.② 기록관장은 기록관리 업무 수행 등을 위해 보존서고 상시출입자를 지정해야 하며, 보존서고 상시출입자를 제외한 인원이 보존서고를 출입할 경우 별지 제7호 서식의 기록관 서고 출입자 통제대장을 작성해야 한다.
제24조(재난대비계획수립)
제24조(재난대비계획수립) 기록관장은 기록관의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.
제25조(열람 및 대출)
제25조(열람 및 대출)① 보존 기록물의 열람 및 대출 시간은 공무원의 근무 시간과 같이 한다.② 보존 기록물의 열람은 기록관에서 하여야 하며, 담당 직원의 안내에 따라야 한다. 기록물 열람 중에는 다음과 같은 행위를 하여서는 안 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 무단으로 열람실 외로의 반출3. 기록관 시설물의 훼손 또는 파괴4. 열람실 내 음식물 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위③ 보존 기록물을 열람하고자 하는 자는 별지 제8호 서식에 의한 보존 기록물 열람 대장에, 대출하고자 하는 자는 별지 제9호 서식에 의한 보존 기록물의 대출 및 반납 대장에 그 내용을 각각 기재하여야 한다.④ 보존 기록물의 대출 기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 7일을 초과할 수 있다.⑤ 보존 기록물을 대출받은 공무원이 해외 출장·국내 장기 출장·전출·전보·휴직·정직 또는 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.
제26조(열람 및 대출의 제한)
제26조(열람 및 대출의 제한)① 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존 기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀 또는 대외비로 분류되는 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정 업무의 추진이 곤란하다고 판단되는 경우② 누구든지 대출받은 기록물은 다른 사람에게 다시 대출할 수 없다.
제27조(기록물 관리 실태 점검 및 교육)
제27조(기록물 관리 실태 점검 및 교육)① 기록관장은 각 처리과의 기록물 관리 실태를 매년 1회 이상 점검함을 원칙으로 한다.② 기록관장은 기록물 정리 등 기록물 관리 업무와 관련하여 각 처리과의 기록물 관리 책임자를 대상으로 교육을 실시할 수 있다.
제28조(운영 세칙)
제28조(운영 세칙) 이 규칙에서 규정한 것 외에 기록관 운영에 필요한 사항은 기록관장이 정한다.