제1조(목적)
제1조(목적) 이 규칙은 「민원처리에 관한 법률」, 같은 법 시행령 및 같은 법 시행규칙에서 정하고 있는 사항을 구체화하고 각종 민원의 효율적인 처리를 위하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(적용범위)
제2조(적용범위) 이 규칙은 충청남도의 본청, 직속기관, 사업소의 민원을 대상으로 한다.
제3조(민원서류의 재분류)
제3조(민원서류의 재분류)① 민원사항을 처리하는 주무부서(이하 “처리주무부서”라 한다)에서 소관이 아닌 민원서류를 받은 경우에는 3근무시간 내 별지 제1호서식에 따라 민원담당부서 또는 문서담당부서에 해당 민원서류 재분류를 요구하여야 한다.② 민원담당부서 또는 문서담당부서는 제1항에 따른 재분류 요구를 받은 때에는 즉시 재분류요구서에 기재된 처리주무부서에 이를 재분류하여 이송하여야 한다.③ 민원서류의 분류에 대하여 부서 간의 다른 의견이 있는 경우에는 민원심사관이 관련부서의 의견을 종합하여 처리주무부서를 지정한다.④ 제3항의 규정에 의하여도 처리주무부서를 결정하지 못한 경우에는 충청남도 민원조정위원회의 결정에 따른다.
제4조(기타민원의 처리 등)
제4조(기타민원의 처리 등) 「민원처리에 관한 법률」 (이하 “법”이라 한다) 제8조에 따라 민원인이 기타민원을 구술 또는 전화로 신청한 경우에는 민원접수 담당자는 그 내용을 별지 제2호서식의 구술·전화민원 통보서에 작성하고, 민원처리부에 기록한 후 처리주무부서로 이송한다.
제5조(민원심사관)
제5조(민원심사관) 법 제25조 및 「민원처리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제28조제1항에 따라 민원심사관은 민원업무담당부서장으로, 분임민원심사관은 민원업무담당부서팀장으로 한다.
제6조(처리결과의 통보)
제6조(처리결과의 통보) 민원사항에 대한 처리결과를 민원인에게 통보할 경우에는 누구나 이해하기 쉬운 용어를 사용하여야 하며, 처분의 근거가 되는 법규의 조항과 그 조문의 내용을 기술하여야 한다.
제7조(복무)
제7조(복무) 민원창구에 근무하는 공무원 등은 모든 민원을 처리함에 있어 친절·공정·신속·정확하게 처리하고 민원창구 사무개선에도 지속적으로 연구와 창안을 하여 주민에게 최대한 봉사하여야 한다.
제8조(직원배치)
제8조(직원배치) 행정경험이 풍부하고 근무태도가 성실한 공무원을 선발하여 민원창구에 우선하여 배치한다.
제9조(인사 상 우대)
제9조(인사 상 우대) 영 제9조제3항에 따라 민원창구에 2년 이상 근무한 자는 본인의 희망사항을 반영하여 전보 시 우대할 수 있다.
제10조(상담창구의 설치·운영)
제10조(상담창구의 설치·운영)① 민원업무담당부서장은 법 제32조에 따라 민원 1회방문 처리제의 운영을 위하여 민원에 대한 전문지식과 상담능력을 갖춘 전담직원을 배치하여 민원 1회방문 상담창구(이하 “상담창구”라 한다)를 운영하여야 한다.② 상담창구에는 법 제13조에 따라 작성한 민원편람을 비치하거나 민원편람의 내용이 입력된 컴퓨터ㆍ근거리통신망 그 밖의 전자장비 등을 설치하고, 민원인이 언제나 이용 가능한 상태로 운영하여야 한다.③ 상담창구의 전담직원은 민원상담과정에서 전문적인 검토나 조언이 필요하다고 판단되는 경우에는 처리주무부서의 담당자에게 상담지원을 요청할 수 있다.④ 제3항에 따라 상담창구 전담직원의 지원을 요청받은 처리주무부서의 담당자는 특별한 사정이 없는 한 즉시 민원창구에서 민원인의 상담에 응하여야 한다. 다만, 출장 등으로 처리주무부서의 담당자가 상담에 응할 수 없는 경우에는 그 다음 날 전화로 상담하게 할 수 있다.
제11조(민원후견인제)
제11조(민원후견인제)① 법 제33조 및 영 제37조에 따른 복합민원에 대한 민원후견인은 각 부서의 팀장이나 민원담당부서 소속 직원 중에서 지정할 수 있다.② 제1항에 따른 복합민원을 접수한 때에는 해당 민원을 접수한 창구담당 공무원이 민원인에게 별지 제3호서식에 따른 민원후견인 지정의견서를 제시하여 민원인이 민원후견인의 지정을 원하는지의 여부를 확인한다. 다만, 민원인과 직접 대면할 수 없는 경우에는 전화 또는 팩스 등으로 민원인의 의사를 확인할 수 있다.③ 이미 민원후견인이 지정된 경우라도 민원인의 요구가 있는 때에는 민원후견인을 교체하거나 그 지정을 취소할 수 있다.④ 민원후견인을 지정한 때에는 별지 제4호서식에 따라 민원후견인 지정대장에 등재하고, 민원인과 민원후견인 및 해당 처리주무부서에 민원후견인의 지정사실을 별지 제5호서식부터 별지 제7호서식에 따라 통보하여야 한다.⑤ 민원후견인으로 지정된 공무원은 민원후견 활동상황을 별지 제8호서식에 따라 민원후견 수행일지에 기록하고, 배당받은 민원이 종결된 날부터 3일 이내에 이를 민원담당부서의 장에게 제출하여야 한다.
제12조(회의)
제12조(회의)① 법 제2조제5호에 따른 복합민원이 접수된 경우에는 3일 이내에 회의를 소집하여 복합민원을 심의하여야 한다. 다만, 처리기간이 30일 이상인 복합민원은 접수한 날부터 5일 이내에 회의를 소집할 수 있다.② 민원실무심의회(이하 “심의회”라 한다)를 개최하고자 할 때에는 위원장이 참석대상자에게 심의회 개최 24시간 전까지 전화·팩스·전자적인 방법 또는 문서로 별지 제9호서식의 심의회 소집통보서를 송부하여야 한다.③ 민원이 많아 단위 민원별로 심의회를 개최하는 것이 비효율적이라고 판단되는 경우에는 민원담당부서장이 위원장과 협의하여 합동심의회의 소집을 대행할 수 있다.④ 심의회의 위원으로 소집을 요구받은 팀장 또는 실무책임자가 심의회에 참석할 수 없을 때에는 소속 직원 중에서 대행자를 지정하여 심의에 관한 사항을 별지 제10호서식에 따라 위임할 수 있다.⑤ 각 위원은 심의결과 의견을 가능ㆍ불가능ㆍ보완요구 등으로 구분하여 의사가 명확히 나타나도록 제시하여야 하며, 심의회에서 명확한 의견을 제시할 수 없는 때에는 심의회가 종료된 후 24시간 이내에 위원장에게 서면으로 의견을 제출하여야 한다.⑥ 위원장은 심의결과를 별지 제11호서식의 심의회 회의록에 기록하고, 이를 관련 민원서류철에 합철하여 보관한다.⑦ 민원담당부서의 장은 직속기관·사업소, 시·군, 관계 기관으로부터 요구된 민원협의를 처리하는 과정에서 심의회가 필요한 경우에도 제1항부터 제6항까지의 예에 따라 심의하여야 한다.
제13조(간사)
제13조(간사) 심의회의 간사는 처리주무부서의 해당 민원 처리담당자가 되며, 간사는 안건의 심의결과 등을 기록·관리하여야 한다.
제14조(구성)
제14조(구성)① 법 제34조에 따라 충청남도 민원조정위원회(이하 “위원회”라 한다)의 위원은 위원장 1명을 포함하여 15명 이내로 성별균형을 고려하여 구성한다.② 위원장은 민원업무담당국장이 되고, 위원회의 업무를 총괄하며, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 경우에는 위원 중에서 호선하여 그 직무를 대행한다.③ 위원은 다음 각 호에 해당하는 사람으로 한다.1. 처리주무부서장, 관계부서장, 감사업무 담당부서장2. 외부 법률전문가 및 민원과 관련된 외부전문가④ 위촉직 위원은 회의 소집 시 위촉되어 회의 종료와 동시에 해촉된 것으로 본다.
제15조(회의)
제15조(회의)① 위원장은 위원회의 회의를 소집하고, 그 의장이 된다.② 영 제38조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항이 있는 처리주무부서의 장은 별지 제12호서식의 심의안건을 작성하여 위원장에게 회의 소집을 요청하여야 하며, 작성된 심의안건은 위원회 개최일 5일 전까지 위원회의 사무를 처리하는 부서의 장에게 1부를 제출하여야 한다.③ 위원회의 회의는 재적위원 과반수의 찬성으로 의결한다.④ 민원의 신속한 처리를 위하여 필요한 경우에는 서면심의를 할 수 있다.
제16조(간사 등)
제16조(간사 등)① 위원회의 사무를 처리하기 위하여 간사 및 서기 각 1명을 둔다.② 간사는 민원업무담당부서팀장이 되며, 서기는 민원업무담당직원이 된다.
제17조(회의록)
제17조(회의록)① 위원회는 회의록을 작성ㆍ비치하여야 한다.② 위원회는 심의결과를 별지 제13호서식의 민원조정위원회 심의서에 기록하여 출석위원의 서명을 받아 관리한다.③ 처리주무부서가 영 제38조제2항에 따라 위원회의 심의를 생략하고자 할 때에는 해당 민원의 검토와 관련된 서류에 그 사유와 근거를 명시하여야 한다.
제18조(수당)
제18조(수당) 위원회의 회의에 참석하는 공무원이 아닌 위원에 대하여「충청남도 위원회 위원 수당 및 여비지급 조례」에 따라 수당을 지급할 수 있다.