청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙

규칙 공포 2025-04-18 시행 2025-04-18 일부개정
전국 4곳과 비교

별표

[별지 제1호 서식] 기록물 평가심의서

기록물철 분류번호생산 연도기록물철제목보존기간 만료일처리과처리과기록물관리전문요원기록물관리전문요원심의회 의견
기록물철 분류번호생산 연도기록물철제목보존기간 만료일처리의견사유평가의견사유심의회 의견

표 밖 본문 — 제목·비고·단서·주 등

[별지 제1호서식]
기록물 평가심의서

[별지 제2호 서식] 기록물 열람대장

열람일시열람일시기록원장 확인기록원장 확인열람자 인적사항열람자 인적사항열람자 인적사항열람자 인적사항
소속직급성명연락처
열람사유열람사유열람사유열람사유
열람기록물 목록열람기록물 목록열람기록물 목록열람기록물 목록열람기록물 목록열람기록물 목록열람기록물 목록열람기록물 목록
구분생산 부서라벨 번호박스 번호제목제목제목담당자 확인

표 밖 본문 — 제목·비고·단서·주 등

[별지 제2호서식]<개정 2025. 4. 18.>
기록물 열람대장

[별지 제3호 서식] 기록물 대출 및 반납대장

구분구분구분구분구분기록원장 확인대출자 인적사항대출자 인적사항대출자 인적사항대출자 인적사항
대출 일시대출 일시복사 일시복사 일시연장 일시소속직급성명연락처
대출사유 및 기타사항대출사유 및 기타사항대출사유 및 기타사항대출사유 및 기타사항대출사유 및 기타사항
대출(복사)기록물 목록대출(복사)기록물 목록대출(복사)기록물 목록대출(복사)기록물 목록대출(복사)기록물 목록대출(복사)기록물 목록대출(복사)기록물 목록대출(복사)기록물 목록대출(복사)기록물 목록대출(복사)기록물 목록
구분생산 부서생산 부서라벨 번호박스 번호제 목제 목제 목제 목반납일
구분생산 부서생산 부서라벨 번호박스 번호제 목제 목제 목제 목담당자 확인

표 밖 본문 — 제목·비고·단서·주 등

[별지 제3호서식]<개정 2025. 4. 18.>
기록물 대출 및 반납대장

[별지 제4호 서식] 기록물의 수집 및 보존가치 평가서

기준설 명척도척도척도척도척도
①적격성수집대상에 해당되는 정도12345
②보완성기(旣) 수집물과의 연계 정도12345
③진본성내용 및 형태가 원본 또는 진본성을 유지한 정도12345
④희소성청주시 전체적으로 희소한 정도12345
⑤최초성청주시에서 발생한 사건과 관련하여 처음 기록된 정도12345
⑥대표성청주시를 대표할 만한 인물, 사건, 정책에 관련된 정도12345
⑦정보성정보의 내용이 정확하고 풍부하며 완결성이 있는 정도12345
⑧증명성행정행위의 책임규명 또는 법적 증거력 정도12345
⑨활용성열람, 전시, 학술연구 등의 활용도 정도12345
⑩보존성기록물의 형태, 재질, 비용 면에서 수집보존에 적합한 정도12345
가중치종합적으로 판단했을 때 특별한 수집가치가 있는 경우-5 ~ 5-5 ~ 5-5 ~ 5-5 ~ 5-5 ~ 5
합산점수최저 5점 ~ 최고 55점

표 밖 본문 — 제목·비고·단서·주 등

[별지 제4호서식]
기록물의 수집 및 보존가치 평가서

※ 적용방법 : 5분척도(1～5까지)의 점수와 가중치(또는 역가중치)를 합산한 후 최종 수치가 높은 순으로 수집가치를 부여
 (5분척도 : 1-거의없다, 2-조금있다, 3-보통이다, 4-약간높다, 5-매우높다)

[별지 제5호 서식] 기록물 수집카드

관리번호작성자
수집카드명
구 분□ 민간기록물 □ 구술기록□ 민간기록물 □ 구술기록□ 민간기록물 □ 구술기록□ 민간기록물 □ 구술기록□ 민간기록물 □ 구술기록□ 민간기록물 □ 구술기록
진행현황□ 진행 □ 종결□ 진행 □ 종결□ 진행 □ 종결□ 진행 □ 종결□ 진행 □ 종결□ 진행 □ 종결
입수유형□ 기증 □ 위탁 □ 구입 □ 사본수집(복사‧스캐닝‧복제)□ 기증 □ 위탁 □ 구입 □ 사본수집(복사‧스캐닝‧복제)□ 기증 □ 위탁 □ 구입 □ 사본수집(복사‧스캐닝‧복제)□ 기증 □ 위탁 □ 구입 □ 사본수집(복사‧스캐닝‧복제)□ 기증 □ 위탁 □ 구입 □ 사본수집(복사‧스캐닝‧복제)□ 기증 □ 위탁 □ 구입 □ 사본수집(복사‧스캐닝‧복제)
기본정보*
특징정보**
생산기간~~~수 량(건, 권, 점, 개)(건, 권, 점, 개)
소장정보성명(기관명)연락처
소장정보주 소
소장정보소장이력
소장정보기록물출처 (입수경위)
소장정보비고
수집업무 진행사항수집업무 진행사항수집업무 진행사항수집업무 진행사항수집업무 진행사항수집업무 진행사항수집업무 진행사항
순 번일 시업무유형***업무유형***업무내용****업무내용****첨부물

표 밖 본문 — 제목·비고·단서·주 등

[별지 제5호서식]
기록물 수집카드

*기본정보는 기록물의 형태, 구성, 내용, 총분량 등 기본적인 사항을 기입한다.
**특징정보는 기록물의 특징적인 사항, 강조할만한 사항을 기술한다(최초성, 유일성 등)
***업무유형은 전화통화, 직접방문, 이메일교환, 기타 등 접촉 방식에 대해 기입한다.
****업무내용은 진행사항, 결정사항, 검토사항 등을 기술한다.

[별지 제6호 서식] 기록물 기증(위탁)신청서

신 청 자성 명
신 청 자주 소
신 청 자소유자와의 관계연락처연락처
소 유 자성 명연락처연락처
소 유 자주 소
기록물명형태형태
생산기간~~~수량수량
기록물 설명
접수번호접수자접수자
연번기록물명생산연도유형매체수량주요내용비고

표 밖 본문 — 제목·비고·단서·주 등

[별지 제6호서식]<개정 2025. 4. 18.>
기록물 기증(위탁)신청서

[첨부 1] 목록

[별지 제7호 서식] 기록물 및 저작재산권 양도동의서

기 증 자성 명 : (한자: )성 명 : (한자: )
기 증 자생년월일 :연락처 :
기 증 자주 소 :주 소 :
본인은 청주기록원에 기증한 기록물의 저작재산권을 청주시에 양도하는 것에 동의하며, 학술연구 증진과 일반 국민을 위한 공공의 목적을 위하여 이용․공개․활용하는 것에 동의합니다. 년 월 일 제공자 : (서명 또는 인)본인은 청주기록원에 기증한 기록물의 저작재산권을 청주시에 양도하는 것에 동의하며, 학술연구 증진과 일반 국민을 위한 공공의 목적을 위하여 이용․공개․활용하는 것에 동의합니다. 년 월 일 제공자 : (서명 또는 인)본인은 청주기록원에 기증한 기록물의 저작재산권을 청주시에 양도하는 것에 동의하며, 학술연구 증진과 일반 국민을 위한 공공의 목적을 위하여 이용․공개․활용하는 것에 동의합니다. 년 월 일 제공자 : (서명 또는 인)
기증자의 요구사항 (제한조건)
특약사항1. 이 기록물 기증기록물의 저작재산권(2차적 저작물작성권 포함)은 청주시에 양도하는 것을 원칙으로 하되 기증자의 요구사항(제한조건)이 있는 경우 기증자의 의사를 존중하여 별도 협의할 수 있다. 2. 기증 기록물은 청주시가 자료집․목록집․사진집 편찬, 홈페이지 공개, 전시․열람․교육 등의 공익적 목적에 활용할 수 있으며 공개의 범위, 시기, 방법 등을 정할 수 있다. 3. 기증기록물의 보존가치가 상실되었다고 판단하는 경우, 기증자의 신청이 있거나 위원회 심의를 거쳐 처분할 수 있다.1. 이 기록물 기증기록물의 저작재산권(2차적 저작물작성권 포함)은 청주시에 양도하는 것을 원칙으로 하되 기증자의 요구사항(제한조건)이 있는 경우 기증자의 의사를 존중하여 별도 협의할 수 있다. 2. 기증 기록물은 청주시가 자료집․목록집․사진집 편찬, 홈페이지 공개, 전시․열람․교육 등의 공익적 목적에 활용할 수 있으며 공개의 범위, 시기, 방법 등을 정할 수 있다. 3. 기증기록물의 보존가치가 상실되었다고 판단하는 경우, 기증자의 신청이 있거나 위원회 심의를 거쳐 처분할 수 있다.

표 밖 본문 — 제목·비고·단서·주 등

[별지 제7호서식]<개정 2025. 4. 18.>
기록물 및 저작재산권 양도동의서

[별지 제8호 서식] 기록물 보관증

인 계 자성 명연락처
인 계 자주 소
기록물명 (수 량)(권, 점, 건, 개)(권, 점, 건, 개)(권, 점, 건, 개)(권, 점, 건, 개)
기록물 설 명
보관기간
보관사유
비 고

표 밖 본문 — 제목·비고·단서·주 등

[별지 제8호서식]
기록물 보관증

청주시에서 기록물의 보관을 확인합니다.
 년 월 일
인수자 성 명 (서명)
 소 속
 연락처
 청 주 시 장

[별지 제9호 서식] 기록물(위탁) 증서

품 명NO 기증(위탁)증서 주 소 : 성 명 : 귀하의 소중한 기록정보자료를 청주시에 기증(위탁)해 주셔서 깊이 감사드리며 이에 기증(위탁)증서를 드립니다. 년 월 일 청주시장연 대규 격비고

표 밖 본문 — 제목·비고·단서·주 등

[별지 제9호서식]
공공․민간 기록물 기증(위탁)증서

[별지 제10호 서식] 기록물 구입제안서

구 입 제안자성 명생년월일생년월일
구 입 제안자주 소
구 입 제안자연 락 처
구 입 제안자제안총액
구 입 제안자비 고
기록물명유형유형
생산기간~~~수량수량(권,점,건,개)
기록물 설 명※입수경위, 원본여부 등 포함※입수경위, 원본여부 등 포함※입수경위, 원본여부 등 포함※입수경위, 원본여부 등 포함※입수경위, 원본여부 등 포함※입수경위, 원본여부 등 포함
위 기록물에 대하여 청주시에서 구입할 것을 제안합니다. 년 월 일 제 안 자 (서명 또는 인)위 기록물에 대하여 청주시에서 구입할 것을 제안합니다. 년 월 일 제 안 자 (서명 또는 인)위 기록물에 대하여 청주시에서 구입할 것을 제안합니다. 년 월 일 제 안 자 (서명 또는 인)위 기록물에 대하여 청주시에서 구입할 것을 제안합니다. 년 월 일 제 안 자 (서명 또는 인)위 기록물에 대하여 청주시에서 구입할 것을 제안합니다. 년 월 일 제 안 자 (서명 또는 인)위 기록물에 대하여 청주시에서 구입할 것을 제안합니다. 년 월 일 제 안 자 (서명 또는 인)위 기록물에 대하여 청주시에서 구입할 것을 제안합니다. 년 월 일 제 안 자 (서명 또는 인)
접수번호접수자접수자
연번기록물명제안가유형생산 기간수량기록물설명비고

표 밖 본문 — 제목·비고·단서·주 등

[별지 제10호서식]
기록물 구입제안서

 [첨부] 목록

[별지 제11호 서식] 시지정기록물 지정·해제 신청서

소 장 자성 명성별성별여 □ 남 □여 □ 남 □여 □ 남 □생년 월일생년 월일
소 장 자주 소전화 번호전화 번호
신 청 인성 명성별성별여 □ 남 □여 □ 남 □여 □ 남 □생년 월일생년 월일
신 청 인주 소전화 번호전화 번호
신 청 인소장자와의 관 계소장자의 동의 여부소장자의 동의 여부소장자의 동의 여부
기록물명기록물명
기록물 종 류기록물 종 류수량수량수량(권,점,건,개)(권,점,건,개)
주요 내용
「청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙」 제27조 제1항에 따라 위 기록물을 시지정기록물로 지정(해제)하여 주시기 바랍니다. 년 월 일 신 청 인 서명 또는 인 청주시장 귀하「청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙」 제27조 제1항에 따라 위 기록물을 시지정기록물로 지정(해제)하여 주시기 바랍니다. 년 월 일 신 청 인 서명 또는 인 청주시장 귀하「청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙」 제27조 제1항에 따라 위 기록물을 시지정기록물로 지정(해제)하여 주시기 바랍니다. 년 월 일 신 청 인 서명 또는 인 청주시장 귀하「청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙」 제27조 제1항에 따라 위 기록물을 시지정기록물로 지정(해제)하여 주시기 바랍니다. 년 월 일 신 청 인 서명 또는 인 청주시장 귀하「청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙」 제27조 제1항에 따라 위 기록물을 시지정기록물로 지정(해제)하여 주시기 바랍니다. 년 월 일 신 청 인 서명 또는 인 청주시장 귀하「청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙」 제27조 제1항에 따라 위 기록물을 시지정기록물로 지정(해제)하여 주시기 바랍니다. 년 월 일 신 청 인 서명 또는 인 청주시장 귀하「청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙」 제27조 제1항에 따라 위 기록물을 시지정기록물로 지정(해제)하여 주시기 바랍니다. 년 월 일 신 청 인 서명 또는 인 청주시장 귀하「청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙」 제27조 제1항에 따라 위 기록물을 시지정기록물로 지정(해제)하여 주시기 바랍니다. 년 월 일 신 청 인 서명 또는 인 청주시장 귀하「청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙」 제27조 제1항에 따라 위 기록물을 시지정기록물로 지정(해제)하여 주시기 바랍니다. 년 월 일 신 청 인 서명 또는 인 청주시장 귀하「청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙」 제27조 제1항에 따라 위 기록물을 시지정기록물로 지정(해제)하여 주시기 바랍니다. 년 월 일 신 청 인 서명 또는 인 청주시장 귀하「청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙」 제27조 제1항에 따라 위 기록물을 시지정기록물로 지정(해제)하여 주시기 바랍니다. 년 월 일 신 청 인 서명 또는 인 청주시장 귀하

표 밖 본문 — 제목·비고·단서·주 등

■ 청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙 [별지 제11호서식] 
시지정기록물 ([ ]지정·[ ]해제)신청서

[별지 제12호 서식] 시지정기록물 지정서

소장자주소보존장소교부연월일확인
변경사항변경사항변경사항변경사항변경사항
소장자주소보존장소재교부연월일확인

표 밖 본문 — 제목·비고·단서·주 등

■ 청주시 기록물관리에 관한 조례 시행규칙 [별지 제12호서식] 
시지정기록물 지정서
(앞면)

(뒷면)

[별표] 기록관의 보존시설 및 장비 설치기준

구 분구 분구 분설치기준
1. 보존서고서고 면적고정식1만권당 99제곱미터
1. 보존서고서고 면적이동식고정식 면적의 40퍼센트 내외
2. 장 비공기조화설비공기조화설비항온·항습 설비 (보존기간 30년 이상 기록물)
2. 장 비소화설비소화설비가스식 휴대형 소화기
3. 보존환경 유지기준조 명조 명보존서고 100~300룩스
4. 전산장비주전산기주전산기설 치
4. 전산장비저장장치저장장치설 치
4. 전산장비입력장비입력장비설 치
4. 전산장비통신장비통신장비설 치
＊비 고 1. 전산장비의 기준은 그 기관 또는 다른 기관과 공동 활용이 가능한 전산장비가 있는 경우에는 조정이 가능하다. 2. 마이크로필름 장비는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리 시 이를 설치하지 아니할 수 있다.＊비 고 1. 전산장비의 기준은 그 기관 또는 다른 기관과 공동 활용이 가능한 전산장비가 있는 경우에는 조정이 가능하다. 2. 마이크로필름 장비는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리 시 이를 설치하지 아니할 수 있다.＊비 고 1. 전산장비의 기준은 그 기관 또는 다른 기관과 공동 활용이 가능한 전산장비가 있는 경우에는 조정이 가능하다. 2. 마이크로필름 장비는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리 시 이를 설치하지 아니할 수 있다.＊비 고 1. 전산장비의 기준은 그 기관 또는 다른 기관과 공동 활용이 가능한 전산장비가 있는 경우에는 조정이 가능하다. 2. 마이크로필름 장비는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리 시 이를 설치하지 아니할 수 있다.

표 밖 본문 — 제목·비고·단서·주 등

[별표]
기록관의 보존시설 및 장비 설치기준

제1조(목적)

제1조(목적) 이 규칙은 「청주시 기록물관리에 관한 조례」에서 위임된 사항과 그 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(기록물평가심의회)

제2조(기록물평가심의회)① 기록물의 평가 및 폐기 등을 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 구성·운영한다.② 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.1. 보존기간 경과 폐기대상 기록물의 폐기심의 검토 및 확정2. 기록물에 대한 보존기간의 재 책정, 보류 또는 폐기3. 그 밖에 보존기록물의 심의와 관련하여 필요한 사항③ 기록물관리전문요원은 폐기대상 기록물ㆍ자료에 대하여 1차 심사 후 별지 제1호서식에 따른 기록물 평가심의서를 작성하여 심의회에제출하여야 한다.

제3조(심의회의 구성)

제3조(심의회의 구성)① 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 민간 전문가 및 소속공무원으로 구성하고, 3명 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다.② 위원장은 기록원장이 되며 위원은 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원 및 민간전문가로 시장이 임명 또는 위촉한다. <개정 2023.10.27.>③ 심의회는 안건이 발생하면 구성·운영하고, 심의·의결 후 자동해산한다. <개정 2023.10.27.>④ 심의회의 간사는 기록물관리 업무를 담당하는 주무관이 된다. <개정 2023.10.27.>

제4조(심의회 소집 등)

제4조(심의회 소집 등)① 위원장은 심의회의 회의를 소집하고 이를 주관한다.② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 심의회를 개최하였을 때에는 회의록을 작성·보관·관리하여야 한다.④ 위원장은 심의에 필요하다고 인정될 경우 관계 공무원 등의 의견을 청취할 수 있다.⑤ 심의회에 출석한 위원 중 공무원이 아닌 사람에게는『청주시 각종 위원회 실비변상 조례』에 따라 예산의 범위에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.

제5조(보존시설 등의 설치)

제5조(보존시설 등의 설치)① 기록원장은 기록물을 안전하게 보존할 수 있도록 보존시설과 장비를 갖추어야 하며, 기록원의 보존시설 및 장비의 설치기준은 별표와 같다. <개정 2023.10.27.>② 기록원장은 기록물의 효율적인 관리와 활용을 위하여 적정한 보존 서고 공간, 작업 공간, 열람 공간, 사무 공간을 확보하여야 하며, 기록물 활용에 필요한 기록관리시스템과 열람 장비를 갖추어야 한다. <개정 2023.10.27.>

제6조(기록관리시스템과 장비구축)

제6조(기록관리시스템과 장비구축)① 기록원에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다. <개정 2023.10.27.>② 기록원은 처리부서의 전자기록생산시스템을 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록의 제출, 주요 기록물에 대한 검색과 활용 등이 가능하도록 기록관리시스템을 구축ㆍ운영하여야 한다. <개정 2023.10.27.>

제7조(점검 및 유지보수)

제7조(점검 및 유지보수)① 기록원장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 연 1회 이상 실시하여야 한다. <개정 2023.10.27.>② 기록원장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지ㆍ보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다. <개정 2023.10.27.>

제8조(주요 기록물의 전산화)

제8조(주요 기록물의 전산화) 기록원장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록원과 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 될 수 있도록 하여야 한다. <개정 2023.10.27.>

제9조(주요 기록물 보존매체 수록)

제9조(주요 기록물 보존매체 수록) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물은 보존매체에 수록하여야 한다.1. 보존기간이 30년 이상인 기록물 중 원본을 이관 또는 폐기하고자 하는 기록물2. 원본기록물의 보존성이 취약하여 대체보존이 필요하다고 인정되는 기록물

제10조(전자기록물의 백업 및 보존)

제10조(전자기록물의 백업 및 보존)① 기록원장은 기록관리시스템 기록물의 안전한 보존을 위하여 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다. <개정 2023.10.27.>② 백업담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난과 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산하여 보관하여야 한다.

제11조(보안관리)

제11조(보안관리)① 기록원장은 기록관리 전산실 및 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에서 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여 보안관리를 철저히 하여야 한다. <개정 2023.10.27.>② 기록관리 전산실 및 보존서고에 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하려는 자는 미리 기록원장의 허가를 받아야 한다. <개정 2023.10.27.>

제12조(긴급사태 시의 대비)

제12조(긴급사태 시의 대비) 기록원장은 기록관리 전산실 및 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비한 재난대비시설 및 재난대비계획을 수립하고 운영하여야 한다. <개정 2023.10.27.>

제13조(점검)

제13조(점검)① 기록관리 전산실 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 전원과 소화설비 등 시설물 일일점검2. 중요 전산자료의 등록 관리 대장 및 입출력대장의 관리② 기록원의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다. <개정 2023.10.27.>1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 훼손 여부 및 해충의 발생 여부 점검2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검3. 그 밖에 기록물 관리에 필요한 사항

제14조(기록물 관리실태 점검 및 교육)

제14조(기록물 관리실태 점검 및 교육)① 기록원장은 처리부서의 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다. <개정 2023.10.27.>② 기록원장은 기록물 관리업무와 관련하여 시 본청과 소속기관 처리부서의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다. <개정 2023.10.27.>

제15조(열람시간)

제15조(열람시간) 기록원의 열람시간은 그날 근무시간으로 한다. 다만, 기록원장이 필요하다고 인정하면 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다. <개정 2023.10.27.>

제16조(열람 및 대출 자격)

제16조(열람 및 대출 자격)① 기록원의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다. <개정 2023.10.27.>1. 본청 및 소속기관의 직원2. 공공기관의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자② 제1항제2호의 경우 기록원 밖으로의 대출은 금지한다. <개정 2023.10.27.>

제17조(열람 준수사항)

제17조(열람 준수사항)① 열람은 기록원 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다. <개정 2023.10.27.>1. 기록물의 훼손ㆍ망가짐 또는 파기2. 열람실 밖으로 무단 반출3. 복사기 등 기록원 시설의 훼손 또는 파괴4. 열람실에 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록원 보존기록물을 열람ㆍ복사하려는 자는 별지 제2호서식인 기록물 열람대장에 기재하고, 기록원 안에서 하여야 하며, 기록원 담당 공무원의 지시에 따라야 한다. 이 경우 복사는 기록원 담당 공무원이 대행하여 할 수 있으며, 필요한 용지를 신청인에게 부담하게 할 수 있다. <개정 2023.10.27.>③ 기록원의 시설을 이용할 경우에는 사전에 기록원장의 승인을 받아야 한다. <개정 2023.10.27.>

제18조(대출한도와 기간)

제18조(대출한도와 기간)① 기록물의 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.② 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 기록원장의 승인을 얻어 연장할 수 있다. <개정 2025.4.18.>③ 기록물을 대출하려는 사람은 별지 제3호서식의 기록물 대출 및 반납대장을 작성하여 기록원장의 승인을 받아야 한다. <개정 2023.10.27.>④ 기록원장은 제18조제2항의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다. <개정 2023.10.27.>

제19조(열람ㆍ대출의 제한)

제19조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물의 열람ㆍ대출2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하려는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 손실 또는 파손되기 쉬운 기록물7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물8. 그 밖에 기록물의 특성상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제20조(대출기록물의 전대 금지)

제20조(대출기록물의 전대 금지) 누구든지 대출받은 기록물을 다른 사람이나 다른 기관에 다시 빌려 줄 수 없다.

제21조(대출 기록물의 반납)

제21조(대출 기록물의 반납)① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 반납하여야 하며, 대출기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 신청하여야 한다. 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출이 허용되지 않는다. <개정 2025.4.18.>② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출기록물을 반납하여야 한다.1. 휴직, 정직, 퇴직, 다른 부서로 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장의 경우2. 그 밖에 기록원장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우 <개정 2023.10.27.>

제22조(수집대상 및 평가)

제22조(수집대상 및 평가)① 수집대상은 시장이 영구히 보존할 가치가 있다고 판단되는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물로 한다.1. 청주시의 주요 정책·사업·행사 또는 시민적 관심이 높았던 사건·사고·인물 등과 관련된 기록물2. 학문적 연구·조사, 행정행위의 책임규명, 법적 증거 등 활용도가 높은 기록물3. 그 밖에 청주시와 관련하여 역사적 가치가 높아 수집·보존관리가 필요한 기록물② 기록물의 수집 및 보존가치를 평가할 때는 별지 4호서식에 따른 기록물의 수집 및 보존가치 평가서를 작성하여 평가한다

제23조(수집방법)

제23조(수집방법)① 기록물의 수집은 기증과 위탁을 원칙으로 하며, 소장자의 기증·위탁의사를 존중하고 이를 명예롭게 하여야 한다.② 기증·위탁 외에도 구입, 사본수집, 구술채록 등의 방법으로 수집할 수 있다.③ 기록물 수집관련 서식은 다음 각 호와 같다. <개정 2025.4.18.>1. 수집절차를 진행하거나 수집대상 기록물이 결정된 때에는 별지 제5호서식에 따른 기록물 수집카드를 작성하여야 한다.2. 기록물을 기증·위탁을 하고자 하는 자는 별지 제6호서식에 따른 기록물 기증(위탁)신청서와 별지 제7호서식에 따른 기록물 및 지적재산권 양도동의서를 제출하여야 한다.3. 기증·위탁을 받은 경우에는 별지 제8호서식에 따른 기록물 보관증과 별지 제9호서식에 따른 기록물 기증(위탁)증서를 기증자(위탁자)에게 교부하여야 한다.4. 청주시에 기록물 구입을 제안하고자 하는 사람(법인 또는 단체를 포함)은 별지 제10호서식에 따른 기록물 구입제안서를 작성·제출하여야 한다.

제24조(수집요원)

제24조(수집요원)① 시장은 기록물에 대한 소재정보 발굴, 조사 및 수집 등을 효율적으로 수행하기 위하여 기록물 수집요원을 활용할 수 있고, 업무수행을 위하여 필요한 경비는 예산의 범위에서 지원할 수 있다.② 수집요원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 시장이 선발한다. <개정 2023.10.27.>1. 공공기관 또는 공공단체 등에서 활동 경험이 있는 사람2. 마을 자생단체나 이와 유사한 단체에서 활동 경험이 있는 사람3. 일정한 지역에서 오랫동안 거주하여 그 지역사정을 상세하게 알고 있는 사람4. 청주시 기록 관련 프로그램을 수료한 사람5. 그 밖에 기록물의 수집과 관련하여 경험과 지식이 있다고 인정되는 사람③ 수집요원은 다음 각 호의 활동을 수행한다.1. 기록물 소재정보의 발굴·조사·수집2. 해당지역 개인 또는 법인·단체 등이 보유한 기록물의 목록 작성 및 실물확인3. 그 밖에 기록물의 보존관리 등에 관한 활동

제25조(홍보 및 활용)

제25조(홍보 및 활용) 시장은 기록물의 수집 및 활용을 위해 언론보도, 공모전 및 전시회 개최, 자료집 편찬 등의 방법으로 적극 홍보하여 원활한 기록물의 수집과 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 노력하여야 한다.

제26조(관리 및 활용)

제26조(관리 및 활용)① 수집된 민간기록물은 공공기록물과 구분하여 별도의 수장고에 보존하여야 하며 분류, 서가 배치 및 열람 등은 일반 공공기록물의 관리체계를 준용한다.② 시장은 수집된 민간기록물에 대하여 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 데이터베이스를 구축하여야 한다.

제27조(시지정기록물 지정ㆍ해제 절차)

제27조(시지정기록물 지정ㆍ해제 절차) <개정 2023.10.27.>① 민간기록물의 소장자는 별지 제11호서식 시지정기록물 지정(해제)신청서를 작성하여 시지정기록물로의 지정(해제)신청을 할 수 있다.② 민간기록물을 시지정기록물로 지정하기 위하여 시장은 다음 각 호의 사항을 검토해야 한다.1. 내용상의 기준가. 청주시의 정치ㆍ경제ㆍ중요인물ㆍ중요단체 관련 중요 기록물 여부나. 당대의 주요사건ㆍ사회상ㆍ학문 및 과학기술ㆍ문화예술 작품 관련 중요 기록물 여부다. 당대의 연예ㆍ대중오락ㆍ스포츠 관련 중요기록물 여부라. 그 밖에 시와 관련하여 보존가치가 높은 기록물 해당 여부2. 품질평가의 기준가. 지정대상 기록물의 원본성ㆍ진위성ㆍ유일성ㆍ희소성 여부나. 지정대상 기록물의 정보적 가치다. 지정대상 기록물과 다른 기록물과의 연계성라. 지정대상 기록물의 심미적ㆍ예술적 특성 여부3. 해당지역 개인 또는 법인ㆍ단체 등이 보유한 기록물의 목록 작성 및 실물확인4. 지정효과에 관한 평가가. 시지정기록물로 지정 시 기대효과나. 기록물 소유자 또는 관리자의 협조성③ 시장은 시지정기록물로 지정한 후 소장자 또는 관리자에게 별지 제12호서식 시지정기록물 지정서를 교부해야 한다.④ 시장은 시지정기록물을 해제하는 경우 시지정기록물 지정서를 지체 없이 회수해야 한다.

제28조(시지정기록물 변동사항 관리)

제28조(시지정기록물 변동사항 관리) <개정 2023.10.27.>① 시장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 변동사항이 발생한 경우에는 30일 이내에 시지정기록물 지정서에 그 사항을 기재해야 한다.1. 시지정기록물의 처분ㆍ증여 또는 양도 등으로 소유자가 변경된 경우2. 소유자가 관리자를 선임하거나 해임한 경우3. 소유자나 관리자의 성명ㆍ주소(단체의 경우에는 그 명칭 및 주된 사무소의 소재지를 말한다) 및 보관 장소가 변경된 경우4. 시지정기록물이 멸실ㆍ도난 또는 훼손된 경우② 시지정기록물의 소장자는 제1항 각 호의 상황이 발생한 경우 지체없이 시장에게 관련 상황을 알리기 위해 노력해야 한다.

제29조

제29조 삭제 <2023.10.27.>

다른 지자체의 같은 주제