제1조(목적)
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따른 구리시 기록관을 설치하고 그 운영에 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.
제2조(정의)
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.1. “소속 행정기관” 이란 직속기관 및 사업소를, “하부행정기관”이란 동을 말한다.2. “기록물”이란 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.3. “기록물관리”란 기록물의 수집, 보존, 공개, 활용, 이관 및 이에 부수되는 모든 업무를말한다.4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람 공간, 사무 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템 등을 모두갖춘 기구를 말한다.5. “기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을말한다.
제3조(적용범위)
제3조(적용범위) 이 규칙은 구리시(이하 "시"라 한다) 본청, 소속 행정기관 및 하부행정기관에적용하며 구리시 기록관(이하 “기록관”이라 한다) 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이있는 경우를 제외하고는 이 규칙에서 정하는 바에 따른다.
제4조(소속 및 인원구성)
제4조(소속 및 인원구성) ① 기록관은 기록업무담당과 소속으로 하며, 기록관의 장은 기록업무담당과장이 된다.② 구리시장(이하 "시장"이라 한다)은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물 관리 전문요원과 문서관리·간행물관리·시청각기록물관리·기록편찬·정보공개접수 및 기록물관리시스템 운영 등의 업무 수행에 필요한 인원을 배치한다.
제5조(자문위원 위촉 등)
제5조(자문위원 위촉 등) ① 시장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사·연구·분석·평가·정리및 목록기술 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항에 따른 전문적인 업무에 경험이 있는 사람 중에서 기록관의 장의 요청에따라 시장이 위촉하되, 위촉기간은 2년 이내로 하며, 예산의 범위에서 수당과 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
제6조(주요업무 및 업무분장)
제6조(주요업무 및 업무분장) ① 기록관의 장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 소관기록물 수집·관리 및 활용2. 기록물관리기준표의 관리3. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물 관리기관으로의 통보4. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관5. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리6. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색, 열람 제공7. 기록관리시스템 운영8. 기록물서고 및 행정자료실 관리9. 정보공개접수 창구운영10. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관의 장이 정한다.
제7조(기록관리시스템 및 장비구축)
제7조(기록관리시스템 및 장비구축) ① 기록관에는 문서·간행물·시청각기록물 등 모든 기록물을효율적으로 전산 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 기록관과 처리부서(시 본청, 소속 행정기관, 하부행정기관) 및 국가기록원(또는 관할 전문관리기관)에 연결하여 기록물 생산현황보고, 이관목록 제출 및 주요 기록물의행정 참고자료 검색·활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.
제8조(주요 기록물의 전산화 등)
제8조(주요 기록물의 전산화 등) 기록관의 장은 문서·간행물·시청각기록물 등 처리부서의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물은 전산화를 추진하여 각종 기록정보로 신속하게 검색·활용될수 있도록 하여야 한다.
제9조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)
제9조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.
제10조(이관)
제10조(이관) 본청, 소속 행정기관의 장, 하부행정기관의 장은 기록관의 기록물이관계획에 따라 자체보관기간(기록물이 생산된 다음해 1월1일부터 2년간을 말한다)이 경과된 모든 기록물은 그 목록과 함께 별지 제1호서식에 따라 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 기록물은 별지 제2호서식에 따른 기록물이관시기 연기신청서를 제출한 후에 보존기간이 시작하는 날부터 10년의 범위에서 기록물의 이관을 미루어 둘 수 있다.
제11조(기록물의 보존)
제11조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태 또는 처리과 등을 구분하여서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관의 장이 정한다.
제12조(기록물평가심의회)
제12조(기록물평가심의회) ① 기록물 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위해 구리시 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다) 둔다.② 심의회의 위원장은 기록관의 장이 되며, 심의회 위원은 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의민간 전문가와 소속 공무원으로 구성하되, 둘 이상의 민간전문가를 포함하여야 한다.③ 제2항에 따른 민간 전문가의 위촉은 제5조의 자문위원 중에서 위촉할 수 있다.④ 위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다.⑤ 심의회는 위원장이 필요하다고 인정되는 경우에 소집한다.⑥ 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없는 경우에는 위원장이 미리 지명하는 위원이그 직무를 대행한다.⑦ 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 회의를 시작하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.⑧ 심의회의 사무를 처리하기 위해 간사 1명을 두며, 간사는 기록물관리 업무담당주사가 된다.⑨ 간사는 회의록을 작성·관리한다.⑩ 민간 전문가에게 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.⑪ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과 적정 여부 검토 및 심의 확정2. 기록물에 대한 보존기간의 재평가 및 조정3. 그 밖에 보존기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항4. 그 밖에 위원장이 회의에 올리는 사항
제13조(기록물평가심사)
제13조(기록물평가심사) ① 처리과장은 해당 기관의 보존기록물을 착오 없이 평가 및 폐기하기위하여 각과 주무팀장을 포함한 팀별 공무원 1명이상을 선정 기록물평가심사관으로 지정하여야한다.② 제1항에 따른 기록물 평가심사관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물평가심의서의 평가대상기록물 목록에 따라 소관 부서의 보존 문건을 확인하고 보존기록물을 평가2. 소관 부서별 기록물 평가심의서(변동사항이 있는 경우 기록물평가 심의결과 변동내역서 포함)를 확정하고 그 결과를 처리과장에게 통보③ 각 처리과의 장은 별지 제3호서식의 기록물평가심의서(변동사항이 있는 경우 별지 제4호서식의 기록물평가 심사결과 변동내역서 포함)를 기록관의 장이 지정하는 날까지 기록관의 장에게 제출하여야 한다.
제14조(보안관리)
제14조(보안관리) ① 기록관의 장은 전산실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 「보안업무 규정」에서 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 사람을 배치하여 보안관리를 철저히 하여야한다.② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하고, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 사람은 미리 기록관의 장의 허가를 받아야 한다.
제15조(열람 및 대출)
제15조(열람 및 대출) ① 기록관의 보존기록물 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다. 다만, 기록관의 장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수있다.② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다.③ 보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제5호서식에 따른 보존 기록물 열람대장에, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제6호 서식에 따른 보존기록물의 대출 및 반납대장에그 내용을 적어 넣어야 한다.④ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다.⑤ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장·국내장기출장·전출·휴직·정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.
제16조(열람·대출의 제한)
제16조(열람·대출의 제한) ① 기록관의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당 하는 경우 기록물의열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우② 대출받은 기록물은 다른 사람에게 다시 빌려 줄 수 없다.
제17조(기록물관리실태 점검 및 교육)
제17조(기록물관리실태 점검 및 교육) ① 기록관의 장은 처리부서의 기록물관리 실태를 매년 1회이상 점검하여야 한다.② 기록관의 장은 기록물정리 등 기록물관리업무와 관련하여 처리부서별 기록물관리 책임자를소집하여 교육을 실시할 수 있다.
제18조(세부사항)
제18조(세부사항) 이 규칙의 운영에 관한 세부사항은 기록관의 장이 따로 정할 수 있다.