제1조(목적)
제1조(목적) 이 규칙은『공공기록물 관리에 관한 법률』제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 동두천시 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(정의)
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 뜻은 다음과 같다.1. "소속 행정기관"이란 시 직속기관·사업소 및 동 주민센터를 말한다.2. "기록물"이란 동두천시(이하"시"라 한다) 본청 및 소속 행정기관의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.3. "기록물관리"란 기록물의 생산·수집·보존·활용 및 관리와 이에 수반되는 모든 활동을 말한다.4. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 전산실, 기록관리시스템 및 기록물관리 전문요원 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.5. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.6. “전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제10호부터 제12호에서 정한 전자문서시스템, 행정정보시스템, 업무관리시스템을 말한다. <개정 2017.12.4.>
제3조(적용)
제3조(적용) 이 규칙은 시 본청 및 소속 행정기관에 적용하며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.
제4조(기록관의 설치 등)
제4조(기록관의 설치 등)① 동두천시 기록관(이하 "기록관"이라 한다)은 자치행정과 소속으로 하며, 기록관의 장(이하"기록관장" 이라 한다)은 자치행정과장이 된다. <개정 2015.5.2., 2017.12.4.>② 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하"전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 직원을 배치하여야 한다.
제5조(기록관의 업무)
제5조(기록관의 업무)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 기록물 수집·보존 및 활용3. 기록물 생산현황 취합 및 영구기록물 관리기관으로의 이관4. 기록관리기준표의 관리5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물 관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각 기록물의 관리7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리8. 기록물 서고 및 행정자료실 관리9. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행10. 기록관의 시설 및 장비관리11. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공12. 기록물 편찬·전시·홍보13. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리14. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 관장이 정한다.
제6조(기록물의 생산)
제6조(기록물의 생산)① 기록관장은 시 본청 및 그 소속 행정기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하"영"이라 한다) 제17조 부터 제19조에 대한 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각 기록물에 대한 생산등록·관리기준을 작성·관리하여야 한다.
제7조(기록물의 등록)
제7조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 전자기록 생산시스템으로 생산 또는 접수 등록 번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 각종 기록 정보를 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.
제8조(기록물의 정리)
제8조(기록물의 정리)① 기록관장은 시 본청 및 소속 행정기관의 각부서(이하"처리과" 라 한다)에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철확정 등에 대한 교육을 실시 하여야 하며, 처리과의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록 생산시스템을 이용하여 통보하여야 한다.<개정 2017. 12. 4.>② 기록관장은 처리과의 기록물 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 말까지 관할 영구기록물 관리기관의 장에게 통보하여야 한다.<개정 2017. 12. 4.>
제9조(기록물의 이관)
제9조(기록물의 이관)① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로 부터 2년 이내에 이관 받아야 한다.② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제1호서식에 대한 기록물이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하고, 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 가산일로부터 10년 이내에 처리과 등에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우에는 지체 없이 기록관장에게 당해 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계·인수하는 부서간에 기록물인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
제10조(비밀기록물의 이관)
제10조(비밀기록물의 이관) 처리과에서 생산·접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당될 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.1. 일반문서로 재분류한 경우2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우3. 생산 후 30년이 지난 경우
제11조(기록물의 보존)
제11조(기록물의 보존)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제12조(비밀기록물의 보존)
제12조(비밀기록물의 보존)① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치,운영 하여야 한다.② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 관리전담요원을 지정하여 이관 받은 기록물을 관리하도록 하여야 한다. 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 하여야 한다.
제13조(기록물 관리실태 교육 및 점검)
제13조(기록물 관리실태 교육 및 점검)① 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시 본청 및 그 소속 행정기관의 기록물 관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시 본청과 소속 행정기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
제14조(기록물평가심의회)
제14조(기록물평가심의회)① 기록물의 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 동두천시기록물평가심의회(이하"심의회"라 한다)를 둔다.② 심의회는 필요에 따라 수시로 관장이 구성·운영한다.③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장을 포함하여 5명 이내로 구성하되, 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원과 민간 전문가 2명을 포함하여 구성한다.<개정 2017. 12. 4.>④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정, 보류 또는 폐기3. 그 밖에 보존기록물 폐기와 관련하여 필요한 사항⑤ 심의회 회의는 과반수의 출석으로 회의를 시작하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.⑥ 심의회 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두되, 간사는 기록관업무 담당이 된다.
제15조(심의회 소집 및 실비지급)
제15조(심의회 소집 및 실비지급)① 심의회는 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.② 위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우에는 별지 제2호서식에 따른 기록물 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 당해 위원은 참석한 것으로 보며 민간 전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서「동두천시 각종 위원회 설치 및 운영 조례」에 따라 수당·여비 등의 실비를 지급할 수 있다.<개정 2017. 12. 4., 2026. 5. 6.>
제16조(기록물평가 심사)
제16조(기록물평가 심사)① 처리과의 장은 보존기록물을 착오 없이 폐기하기 위하여 담당 1명을 포함한 소속공무원 3명을 기록물평가심사자(이하"심사자"라 한다)로 지정하여야 한다.② 제1항에 따른 심사자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물평가심의서의 폐기대상 기록물 목록에 따른 소관 부서의 보존기록물을 대사하고 폐기 여부를 심사2. 소관 부서별 기록물평가심의서 확정③ 심사자는 기록물평가심사 결과에 대하여 별지 제3호서식에 따른 기록물 평가심의서를 기록관장이 지정하는 기일까지 심의회에 제출하여야 한다.
제17조(폐기)
제17조(폐기) 모든 기록물은 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.
제18조(보존시설 및 장비의 확보)
제18조(보존시설 및 장비의 확보)① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 별표의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용에 필요한 보존서고, 열람실, 사무실, 작업실을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.
제19조(기록관리시스템 및 장비구축)
제19조(기록관리시스템 및 장비구축) 기록관에는 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 전산관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
제20조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)
제20조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수)① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정비점검을 실시하여야 한다.② 기록물관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 공급업체 등 전문업체와 계약을 체결하여 유지·보수 할 수 있다.
제21조(주요기록물의 전산화)
제21조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 보존기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.
제22조(보안관리)
제22조(보안관리)① 기록관장은 보존서고를 통제구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 하며, 비밀취급인가를 받은 사람을 배치 하여야 한다.② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
제23조(긴급사태 대비)
제23조(긴급사태 대비) 기록관장은 기록관의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 기록물에 대한 보안 및 재난대책을 수립·시행하여야 한다.
제24조(점검)
제24조(점검)① 기록관의 근무자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 등 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
제25조(열람 및 대출)
제25조(열람 및 대출)① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 시간과 같이 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며 담당공무원의 지시에 따라야 한다.③ 보존기록물을 열람하고자 하는 사람은 별지 제4호서식에 따른 보존기록물 그 내용을 기재하고, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제5호서식에 따른 보존기록물 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재 하여야 한다.④ 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 한 차례만 연장 할 수 있다.<개정 2017. 12. 4.>⑤ 대출받은 공무원이 휴직·정직·퇴직·전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 출장 시에는 그 기록물을 반납하여야 한다.
제26조(열람 및 대출의 자격)
제26조(열람 및 대출의 자격) 기록관의 보존기록물을 열람 및 대출할 수 있는 사람의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 시 본청 및 소속 행정기관의 공무원2. 다른 기관의 공무원과 공무원이 아닌 자로서 학술연구나 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자(단, 열람에 한하며 대출은 금지한다.)
제27조(열람 준수사항)
제27조(열람 준수사항) 열람은 기록관 안에서 기록관장이 지정한 장소에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기2. 열람실 밖으로 무단 반출3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손이나 파괴4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
제28조(열람·대출의 제한)
제28조(열람·대출의 제한)① 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 당해 기록물과 관련이 없는 사람이 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우5. 관보와 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물6. 분실이나 파손되기 쉬운 기록물인 경우<개정 2017. 12. 4.>7. 대출로 인해 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우② 누구든지 대출받은 기록물을 다른 사람에게 다시 빌려 줄 수 없다.