제1조(목적)
제1조(목적) 이 조례는 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」 제40조에 따라 의왕시의회에서 사용하는 공인의 규격, 등록, 관리와 그 밖에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(정의)
제2조(정의)① “공인”이란 의왕시의회(이하 “의회”라 한다)에서 공적으로 사용하는 인증이 필요한 문서에 날인하는 도장을 말한다.② “청인”이란 의회 명의를 나타내는 도장을 말한다.③ “직인”이란 의회에서 직위를 나타내는 도장을 말한다.
제3조(종류)
제3조(종류)① 공인은 의회의 청인과 직인으로 구분한다.② 직인의 종류는 다음과 같다.1. 의왕시의회 의장(이하 “의장”이라 한다.)2. 의왕시의회 사무과장(이하 “사무과장”이라 한다)③ 제1항에 명시된 공인 외의 공인이 필요한 때에는 의장의 승인을 얻어 필요한 공인을 따로 비치할 수 있다.④ 사무과장은 재무에 관한 업무 등의 처리에 사용하는 특수공인을 비치·사용한다.⑤ 제3항에 따른 공인은 의회 내부발신 공문서에만 사용하는 것을 원칙으로 하며, 대외발신 공문서에 사용하려는 경우 의장의 승인을 얻어야 한다.
제4조(전자이미지공인)
제4조(전자이미지공인) 의회는 전자문서 등에 사용하기 위하여 전자이미지공인을 두며, 이 경우 해당 공인을 전자입력하여 사용한다.
제5조(인영의 내용)
제5조(인영의 내용) 청인의 인영은 “의왕시의회” 다음에 “인”자를 붙이고 직인의 인영은 직위의 명칭에 “인”자를 붙인다.
제6조(공인의 규격 및 서체)
제6조(공인의 규격 및 서체)① 공인은 정사각형으로 하되, 그 한 변의 규격은 별표와 같다.② 공인의 인영은 한글로 하되 한글 훈민정음 창제 당시의 자체 또는 전서체로 하여 가로로 새긴다.
제7조(등록)
제7조(등록)① 공인은 사무과장이 새겨 그 인영을 별지 제1호서식의 공인대장에 인영을 등록하고 사용한다.② 전자이미지공인은 별지 제2호서식의 전자이미지공인대장에 등록하여 사용하고 보존해야 한다.③ 공인은 등록(재등록을 포함한다)하지 아니하면 이를 사용하지 못한다.④ 사무과장은 등록된 전자이미지공인을 전자입력하여 컴퓨터 파일로 관리하여야 하며, 전자이미지공인을 위조 또는 부정하게 사용하지 못하도록 필요한 보안 및 안전장치를 하여야 한다.
제8조(재등록 및 폐기)
제8조(재등록 및 폐기)① 공인을 분실하거나 또는 닳아 없어지는 등 갱신할 필요가 있을 때에는 그 사유를 명시하여 의장의 승인을 얻어 해당 공인을 다시 새겨 재등록해야 한다.② 공인을 폐기할 때에는 공인대장에 폐기 내용을 기록하고, 그 인영을 별지 제3호서식 폐인대장에 등록하여 보존하며 폐기된 공인도 함께 보관한다.③ 공인을 재등록한 경우 즉시 사용 중인 전자이미지공인을 삭제하고, 재등록한 공인의 인영을 전자이미지공인으로 재등록하여 사용하여야 한다.
제9조(공고)
제9조(공고) 사무과장은 공인 또는 전자이미지공인을 등록·재등록하거나 폐기한 때에는 다음 각 호의 사항을 명시하여 의왕시 시보 또는 의회 홈페이지에 7일 이상 공고하여야 한다. 다만, 전자이미지공인의 경우에는 전자이미지공인임을 표시하여 공고하여야 한다.1. 공인의 등록·재등록 또는 폐기사유2. 등록·재등록 공인의 최초 사용 연월일 또는 폐기 공인의 폐기 연월일3. 등록·재등록 또는 폐기 공인의 이름 및 인영4. 공고 기관의 장
제10조(관리 및 보관)
제10조(관리 및 보관)① 공인의 관리자는 의회사무과의 주무팀장으로 한다.② 공인은 전용 용기에 넣어두어야 하며, 사용하지 않을 경우 이중캐비닛 또는 철제금고에 보관하여야 한다.
제11조(인영의 보존)
제11조(인영의 보존) 사무과장은 매년 2월 1일 현재의 공인 인영을 별지 제4호서식의 인영부에 날인하여 전자문서시스템에 등록하고 캐비닛 또는 철제금고에 보존하여야 한다.
제12조(날인의 위치)
제12조(날인의 위치) 발신 문서에 공인을 찍는 경우에는 발신 명의 표시의 마지막 글자가 인영의 가운데에 오도록 한다.
제13조(공인의 사전 날인 및 인쇄 사용)
제13조(공인의 사전 날인 및 인쇄 사용)① 사용이 빈번한 서류 등 그 밖의 사유로 필요하다고 인정되는 서류에는 공인을 사전 날인 또는 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.② 제1항에 따라 사전 날인 또는 인영을 인쇄하여 사용하고자 할 때에는 사무과장의 결재를 받아야 한다.③ 인쇄를 할 때에는 인쇄물의 유출 사고 등을 예방하기 위해 인쇄 현장에 입회·감시하여야 하고, 인쇄를 마쳤을 때에는 원판과 잔여분을 즉시 인수하여 파기하고, 이를 사용할 때에는 별지 제5호서식의 공인 인쇄용지 관리대장에 그 사용 내용을 기록하며, 인쇄용지가 목적 외에 사용되거나 유실되지 아니하도록 관리하여야 한다.
제14조(기록 유지)
제14조(기록 유지) 기록물등록대장에 기록되지 않는 직인을 날인 할 경우에는 별지 제6호서식의 직인날인 기록대장에 등재하여야 한다.