제1조(목적)
제1조(목적) 이 규칙은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은법 시행령 제10조에 따라 하남시 기록관(이하 “기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
제2조(정의)
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. “소속행정기관”이란 시 직속기관 및 사업소와 행정복지센터를 말한다.<개정 2016.11.10.,2017.10.16.>2. “기록물”이란 하남시(이하 “시”라 한다)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각기록물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.3. “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.4. “기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.5. “기록관리시스템”이란 기록관에서 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.6. “처리과”란 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 보좌기관 및 보조기관(담당관ㆍ과ㆍ소ㆍ동)등을 말한다.
제3조(적용범위)
제3조(적용범위) 이 규칙은 시 본청 및 소속 행정기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에 정하는 바에 의한다.
제4조(소속 및 인원구성)
제4조(소속 및 인원구성)① 기록관은 기록물관리업무 담당부서에 설치하고, 기록물관리업무 담당과장이 기록관장이 된다.② 시장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 “전문요원”이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치해야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 해야 한다.
제5조(자문위원 위촉 등)
제5조(자문위원 위촉 등)① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사·연구·분석·평가·정리·목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 시장이 임명 또는 위촉하고, 자문위원의 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
제6조(주요업무 및 업무분장)
제6조(주요업무 및 업무분장)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행2. 소관 기록물 수집·관리 및 활용3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합과 영구기록물관리기관으로의 통보5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리8. 기록물평가심의회 운영과 기록물폐기 관리9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류10. 기록물 서고와 행정자료실 관리11. 기록물 정수점검 및 실태조사12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행13. 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립15. 기록관의 시설 및 장비관리16. 기록관리시스템의 설치와 운영17. 활용대상 주요 기록물의 디지털화 및 검색·열람 서비스 제공18. 소관 비전자기록물의 전자화19. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록20. 소관 기록물의 검색·열람제공21. 정보공개 접수 창구22. 기록물 편찬·전시·홍보23. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
제7조(기록물의 생산)
제7조(기록물의 생산)① 기록관장은 시 본청 및 그 소속 행정기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조부터 제19조까지에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.
제8조(기록물의 등록)
제8조(기록물의 등록)① 모든 기록물은 생산ㆍ접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.
제9조(기록물의 정리)
제9조(기록물의 정리)① 기록관장은 시 본청 및 소속행정기관의 처리과의 장은 전년도에 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부 재분류·분류·편철확정 등을 수행하여야 한다.② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 다음연도 3월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.③ 기록관장은 시 본청 및 소속행정기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
제10조(기록물의 이관)
제10조(기록물의 이관)① 기록관장은 시 본청 및 소속행정기관 처리과에서 생산 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 이관 받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식의 이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.② 제1항 단서 조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관장에게 해당 기록물을 이관하여야 한다.③ 직제개편ㆍ한시조직의 해산 등의 경우, 기록관장은 업무를 인계ㆍ인수하는 부서 간에 기록물인계ㆍ인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 이관 받아 관리하여야 한다.
제11조(기록물의 보존)
제11조(기록물의 보존)① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과, 단위업무 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
제12조(기록물 평가심의회)
제12조(기록물 평가심의회)① 기록물의 평가 및 폐기에 대한 사항을 심의하기 위하여 하남시기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.② 심의회는 필요에 따라 수시로 기록관장이 구성ㆍ운영한다.③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 위원은 위원장을 포함한 5명 이내로 구성하되, 기록물의 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 소속 공무원과 민간전문가 2명을 포함하여 구성한다.④ 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 심의회의 사무를 처리하기 위해 간사 1명을 두며, 간사는 회의록을 작성·관리해야 한다.⑤ 민간전문가는 기록학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 유관분야 전문가로 위촉한다.⑥ 민간전문가에 대해 「하남시 각종 위원회 설치 및 운영 조례」가 정하는 범위에 따라 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다. <개정 2021.3.12.>⑦ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.1. 폐기대상 기록물에 대한 심의확정2. 기록물에 대한 보존기간의 재책정이나 보류사항3. 그 밖의 보존기록물의 평가와 폐기와 관련해 필요한 사항
제13조(기록물 평가 및 폐기)
제13조(기록물 평가 및 폐기)① 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 심의회의 심의를 거쳐 처리하여야 한다.② 모든 기록물은 심의회의 심의를 거쳐 폐기하여야 한다.
제14조(기록물의 관리실태점검 및 교육)
제14조(기록물의 관리실태점검 및 교육)① 기록관장은 시 본청 및 소속행정기관의 기록물 관리실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 시 본청 및 소속행정기관의 처리과별 기록물관리 책임자 및 전직원 대상으로 교육을 실시할 수 있다.
제15조(보존시설 및 장비의 확보)
제15조(보존시설 및 장비의 확보) 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 별표 1의 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 쾌적한 환경을 갖추어야 한다.
제16조(기록관리시스템과 장비구축)
제16조(기록관리시스템과 장비구축) 기록관에는 문서·도서·대장·카드·도면·시청각기록물·전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축해야 한다.
제17조(주요기록물의 전산화)
제17조(주요기록물의 전산화) 기록관장은 문서·도서·대장·카드·도면·시청각기록물·전자문서 등의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대해 전산화를 추진해 기록정보를 신속하게 검색·활용할 수 있도록 해야 한다.
제18조(보안관리)
제18조(보안관리)① 기록관장은 보존서고를 통제구역으로 지정하고,「보안업무규정」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며,「보안업무규정」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.② 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
제19조(긴급사태 시의 대비)
제19조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 보존서고에 재난대비시설과 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.
제20조(점검)
제20조(점검) 기록관의 보존서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
제21조(열람 및 대출)
제21조(열람 및 대출)① 보존기록물의 열람 및 대출시간은 공무원의 근무시간과 같이 한다.② 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 담당직원의 지시에 따라야 한다.③ 기록관에 출입하는 사람은 별지 제4호 서식에 의한 문서고 출입대장에, 보존기록물을 대출하고자 하는 사람은 별지 제5호 서식에 의한 보존기록물의 반출·반입대장에 그 내용을 적어 넣어야 한다.④ 보존기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 그러하지 아니하다.⑤ 보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장·국내장기출장·전출·휴직·정직 및 퇴직할 때에는 그 기록물을 반납하여야 한다.
제22조(열람·대출의 제한)
제22조(열람·대출의 제한)① 기록관장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀 또는 대외비기록물을 열람·대출하고자 하는 경우2. 해당 기록물과 관련이 없는 사람이 열람·대출하고자 하는 경우3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우4. 그 밖의 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단될 경우② 대출받은 기록물은 다른 사람에게 다시 빌려줄 수 없다.
제23조(세부사항)
제23조(세부사항) 이 규칙의 운영에 관한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.