제1조(목적)
제1조(목적) 이 규칙은 「동두천시 시민고충처리위원회 구성 및 운영에 관한 조례」의 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(위원회 회의 소집)
제2조(위원회 회의 소집) 「동두천시 시민고충처리위원회 구성 및 운영에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 에 따른 동두천시 시민고충처리위원회(이하 “위원회”라고 한다) 회의를 개최하는 때에는 회의 개최일 3일 전까지 서면으로 알려야 한다. 다만, 긴급하거나 부득이한 사유가 있는 경우에는 전화ㆍ구두 및 그 밖의 방법으로 알릴 수 있다.
제3조(의안 작성 등)
제3조(의안 작성 등)① 사무기구의 장은 위원회 회의에 상정할 의안을 작성하여 위원장에게 보고하여야 한다.② 사무기구의 장은 제1항에 따라 작성한 의안을 별지 제1호서식의 의안대장에 기록ㆍ관리하여야 한다.
제4조(회의)
제4조(회의)① 위원장은 회의의 의장이 된다.② 의안의 제안 설명은 사무기구의 장이 하되, 필요한 경우에는 조사에 참여한 위원 또는 사무기구 직원이 보충하여 설명할 수 있다.③ 위원장이 필요하다고 인정하는 때에는 관계 소속기관 등의 공무원 또는 직원ㆍ신청인ㆍ이해관계인ㆍ참고인의 의견을 들을 수 있으며, 서면 자료를 제출하게 할 수 있다.④ 그 밖에 회의 진행에 필요한 사무는 사무기구의 장이 수행한다.
제5조(의결서 작성)
제5조(의결서 작성)① 위원회 회의에서 시정권고, 의견표명, 기각, 각하 의결한 경우에는 별지 제2호서식에 따른 의결서를 작성하고, 제도개선 권고를 의결한 경우에는 별지 제3호서식에 따른 의결서를 작성한다.② 위원회 회의의 심의ㆍ의결에 참여한 위원은 의결서에 서명 또는 날인하여야 한다.
제6조(회의록 작성)
제6조(회의록 작성) 사무기구의 장은 다음 각 호의 사항이 포함된 회의록을 기록ㆍ관리하여야 한다.1. 위원회 회의의 일시ㆍ장소2. 참석 위원 및 배석자3. 위원회에 상정된 의안 및 심의 결과4. 그 밖의 주요 논의사항
제7조(신청 및 접수)
제7조(신청 및 접수)① 고충민원을 신청하려는 개인ㆍ법인 또는 단체는 별지 제4호서식의 고충민원 신청서를 방문ㆍ우편ㆍ인터넷 등의 방법으로 위원회에 제출하여야 한다.② 구술로 고충민원을 신청하는 경우에는 접수자가 신청서를 작성하여 신청인이 그 내용을 확인한 후 서명 또는 기명날인하게 하여야 한다.③ 위원회는 고충민원을 접수하면 별지 제5호서식의 고충민원 접수 처리부에 그 내용을 적어 넣고, 신청인이 원하면 별지 제6호서식의 고충민원 접수증을 교부하여야 한다. 다만, 제출된 고충민원이 다른 행정기관의 소관인 경우에는 지체 없이 이송하고 그 사실을 신청인에게 알려야 한다.
제8조(신청의 대리 등)
제8조(신청의 대리 등)① 「부패방지 및 국민권익위원회의 설치와 운영에 관한 법률」(이하 “법”이라 한다) 에 따라 대리인을 신청하는 경우 별지 제7호서식을 제출하여야 한다.② 다수의 신청인이 공동으로 신청하는 경우에는 대표자를 선정하여 별지 제8호서식의 대표자 선정 통지서를 제출하여야 한다.
제9조(조사실시 통보)
제9조(조사실시 통보) 위원회가 조례 제9조에 따른 고충민원 등을 조사할 경우에는 그 사실을 관계 소속기관 등에 별지 제9호서식의 고충민원조사 통보서에 따라 통보하여야 한다.
제10조(조사제외 등 통지)
제10조(조사제외 등 통지)① 위원회는 고충민원을 조사하지 않을 경우에는 별지 제10호서식의 고충민원조사 제외통지서를 작성하여 신청인에게 통지하여야 한다.② 위원회는 조례 제9조제1항 단서에 따라 처리기간을 연장한 경우에는 지체 없이 연장사유와 처리예정기한을 별지 제11호서식의 고충민원 처리기간 연장 안내에 따라 신청인에게 통지하여야 한다.
제11조(반복 고충민원 등의 처리)
제11조(반복 고충민원 등의 처리) 위원회는 동일한 내용의 고충민원에 대하여 처리결과를 2회 이상 알린 후에도 정당한 사유 없이 계속하여 동일한 자가 고충민원을 신청한 경우에는 종결 처리하고, 동일한 내용의 고충민원을 다른 자가 신청한 경우에는 이미 처리한 내용의 처리결과를 알리고 종결 처리할 수 있다.
제12조(조사의 방법)
제12조(조사의 방법) 위원회 및 사무기구의 직원(이하 “위원회등”이라 한다)은 조사받는 사람에게 관계 법령 및 조례의 규정과 불리한 내용의 진술을 거부할 수 있음을 알리고 방문ㆍ서면(공문 포함)ㆍ구술ㆍ녹취의 방법으로 조사하여야 한다.
제13조(합의)
제13조(합의)① 위원회는 법 제44조에 따라 합의를 권고한 사항에 대해서 신청인과 피신청인(이하 “당사자”라 한다)간의 합의가 성립된 경우에는 별지 제12호서식의 합의서를 작성하여 당사자에게 서명 또는 기명날인하게 한 후 이를 확인한다.② 당사자 간의 합의가 성립된 경우에는 고충민원이 종결된 것으로 본다.
제14조(조사결과의 보고 등)
제14조(조사결과의 보고 등)① 위원회등이 고충민원의 조사를 종료하거나 중지한 때에는 별지 제13호서식의 고충민원 조사 결과보고서를 작성하여 위원장에게 보고하여야 한다.② 위원장은 고충민원 조사 결과보고서 내용을 검토하여 위원회 회의에 상정하여야 한다. 다만, 위원회 회의에 상정하기 부적당하다고 인정되는 경우에는 이관 등의 방법으로 종결 처리한 후 위원회 회의에 보고할 수 있다.
제15조(신분증명서)
제15조(신분증명서)① 시장은 위원에게 별지 제14호서식의 신분증명서를 발급하여야 한다.② 시장은 위원이 신분증명서를 분실ㆍ훼손한 때에는 사유서를 제출받고 재발급할 수 있으며, 신분을 상실한 경우에는 즉시 신분증명서를 회수하여야 한다.
제16조(결정의 통지)
제16조(결정의 통지) 법 제49조에 따른 위원회의 결정 내용을 알릴 때에는 별지 제15호서식으로 지체 없이 서면으로 알려야 한다. 다만, 신청인의 요청을 받은 경우에는 인터넷 등 다른 방법으로 알릴 수 있다.
제17조(감사의 의뢰)
제17조(감사의 의뢰) 위원회는 법 제51조에 따라 시에 감사를 의뢰할 때에는 별지 제16호서식의 감사의뢰 등 검토보고서를 제출하여야 한다.
제18조(권고 등 이행실태의 확인ㆍ점검)
제18조(권고 등 이행실태의 확인ㆍ점검) 위원회는 법 제52조에 따라 권고 등의 이행실태를 다음 각 호의 방법으로 확인ㆍ점검할 수 있다. 이 경우 관계 부서의 장은 정당한 사유가 없으면 이에 따라야 한다.1. 관계 서류의 제출2. 경위서 또는 확인서 등의 제출3. 관계 소속기관 등의 공무원 또는 직원의 출석ㆍ진술4. 그 밖에 위원회가 확인ㆍ점검에 필요하다고 인정하는 방법
제19조(운영상황의 보고 및 공표)
제19조(운영상황의 보고 및 공표)① 조례 제10조에 따른 운영상황의 보고는 매년 12월말까지의 고충민원 처리사항 운영결과를 다음 연도 2월말까지 시보에 공표하여야 한다.② 제1항에 따라 고충민원 처리사항 운영결과의 내용에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다.1. 고충민원의 접수 및 그 처리 현황2. 위원회가 권고하거나 의견을 표명한 내용3. 관련 소속기관 등의 처리결과(미처리 사유 포함)4. 그 밖에 위원회가 필요하다고 인정하는 사항
제20조(사무기구)
제20조(사무기구)① 위원회의 사무기구는 조사 담당부서에 두고 사무의 운용은 위원회가 관할한다.② 사무기구 직원은 위원회의 활동 및 그에 관한 사무를 지원한다.
제21조(사무기구의 업무)
제21조(사무기구의 업무) 사무기구는 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 고충민원의 안내ㆍ상담ㆍ접수 및 민원 조사ㆍ처리 지원2. 위원회 결정사항의 시행 및 사후관리3. 위원회 회의록 작성 및 기록 보존4. 고충민원 편람ㆍ서식 등의 보관5. 그 밖에 위원회 운영에 필요한 업무
제22조(위원회 사무의 전결)
제22조(위원회 사무의 전결) 위원회의 능률적인 업무처리를 위하여 위원회의 권한에 속하는 사무 중 일부는 별표에 따라 위원장 또는 사무기구의 장이 전결 처리한다.
제23조(기록의 관리)
제23조(기록의 관리)① 위원회의 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 관리하되, 고충민원기록은 건별로 관리하여야 한다.② 고충민원 문서의 보존기간은 다음 각 호와 같다.1. 의결서, 조정서, 합의서: 준영구2. 심의ㆍ의결 관련 문서: 5년3. 일반문서: 3년
제24조(공인)
제24조(공인)① 위원회 운영과 관련하여 발송하거나 교부하는 문서에 별도의 공인을 조각하여 사용한다.② 제1항에 따른 공인에 관한 사항은 「동두천시 공인 조례」를 준용한다.
제25조(비밀유지 서약)
제25조(비밀유지 서약) 위원회 등은 조례 제8조에 따라 비밀유지 의무를 준수할 것을 약속하는 서약서를 별지 제17호서식에 따라 작성한다.
제26조(운영세칙)
제26조(운영세칙) 이 규칙에서 정한 사항 외에 위원회의 운영에 필요한 사항은 위원회 회의의 의결을 통해 위원장이 정할 수 있다.