제1조(목적)
제1조(목적) 이 규칙은 「포천시 시민고충처리위원회 구성 및 운영에 관한 조례」에서 위임한 사항과 그 시행에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(위원회 회의 소집)
제2조(위원회 회의 소집) 「포천시 시민고충처리위원회 구성 및 운영에 관한 조례」(이하 “조례”라 한다) 제6조에 따른 포천시 시민고충처리위원회(이하 “위원회”라 한다) 회의를 소집하려는 경우에는 회의 개최일 3일 전까지 서면으로 알려야 한다. 다만, 긴급하거나 부득이한 사유가 있는 경우에는 전화ㆍ구두 및 그 밖의 방법으로 개최일 전날까지 알릴 수 있다.
제3조(위원회 회의 보고사항)
제3조(위원회 회의 보고사항) 사무기구의 장은 다음 각 호의 사항을 위원회 회의에 보고하여야 한다.1. 위원회의 연간 운영계획2. 위원의 위촉 또는 해촉에 관한 사항3. 위원회 관련 조례ㆍ규칙의 제정, 개정과 폐지에 관한 사항4. 조례 제30조에 따른 위원회 운영상황의 보고 및 공표에 관한 사항5. 고충민원의 접수ㆍ처리 과정에서 각하 또는 이첩한 사항6. 고충민원의 조사ㆍ처리 과정에서 성립한 화해 등 중요사항7. 위원회 회의에서 의결한 고충민원의 사후 처리결과8. 위원회 처리의 실태조사와 자체평가 계획 및 결과9. 그 밖에 위원회 회의에 보고할 필요가 인정되는 사항
제4조(의안 작성ㆍ배부 등)
제4조(의안 작성ㆍ배부 등)① 사무기구의 장은 위원회 회의에 상정할 의안을 작성하여 위원장에게 보고하고, 회의 개최일 2일 전까지 모든 위원에게 서면, 전자적 방법 등으로 배부하여야 한다. 다만, 긴급한 의안의 경우에는 그러하지 아니한다.② 사무기구의 장은 제1항에 따라 작성한 의안을 별지 제1호서식의 의안대장에 기록ㆍ관리하여야 한다.
제5조(위원의 기피ㆍ회피)
제5조(위원의 기피ㆍ회피)① 조례 제11조제2항에 따라 기피를 신청하려는 이해당사자는 위원장에게 그 사유를 명시하여 서면으로 의결일 전일까지 신청할 수 있으며 위원장이 결정한다.② 제1항에 따라 기피신청 대상이 되는 위원은 지체없이 기피신청에 대한 의견서를 위원장에게 제출하여야 한다.③ 위원이 조례 제11조제3항에 따라 회피하려는 경우에는 미리 회피사유서를 위원장에게 제출하여야 하며, 위원장이 결정한다.
제6조(의결서 작성)
제6조(의결서 작성)① 위원회는 의결내용이 시정권고, 의견표명, 기각, 각하에 해당하는 경우에는 별지 제2호서식에 따른 의결서를 작성하고, 제도개선 권고에 해당하는 경우에는 별지 제3호서식에 따른 의결서를 작성하여야 한다.② 회의 의결에 참여한 위원은 의결서에 서명 또는 날인하여야 한다.
제7조(신청 및 접수)
제7조(신청 및 접수)① 조례 제15조에 따라 고충민원을 신청하려는 개인ㆍ법인 또는 단체(이하 “신청인”이라 한다)는 별지 제4호서식의 고충민원 신청서를 방문ㆍ우편ㆍ팩스 또는 인터넷 등의 방법으로 위원회에 제출하여야 한다.② 위원회는 제1항에도 불구하고 구술로 고충민원을 신청하는 때에는 접수 공무원이 신청서를 작성하고, 신청인에게 그 내용을 확인하게 한 후 서명 또는 기명날인하게 하여야 한다.③ 위원회에 고충민원을 접수한 때에는 별지 제5호서식의 고충민원 접수 처리부에 그 내용을 기재하여야 하고, 신청인이 원하면 별지 제6호서식의 고충민원 접수증을 발급하여야 한다.
제8조(신청서 보완)
제8조(신청서 보완)① 위원회는 신청서의 보완이 필요하면 상당한 기간을 정하여 문서ㆍ구술ㆍ전화ㆍ팩스 또는 인터넷 등으로 그 보완을 요청할 수 있다. 다만, 심의ㆍ의결에 중대한 영향을 미치는 자료 등은 문서로 하여야 한다.② 위원회는 제1항에도 불구하고 신청인이 보완을 하지 아니한 경우에는 일정한 기간을 정하여 다시 보완을 요청할 수 있다.③ 위원회는 제2항에 따른 보완요청을 받은 신청인이 보완요청 기간 내에 보완을 하지 아니하고, 그 보완 없이는 고충민원을 처리할 수 없는 경우에는 이를 종결 처리할 수 있다.
제9조(신청의 대리)
제9조(신청의 대리) 신청인은 법정대리인 외에 다음 각 호의 사람 중에서 대리인을 선임하여 고충민원을 신청할 수 있다. 이 경우 대리인은 별지 제7호서식의 대리인 선임허가 신청서와 대리인의 자격을 증명하는 서류를 함께 제출하여야 한다.1. 신청인의 배우자, 직계존비속 또는 형제자매2. 신청인이 법인인 경우 그 임원 또는 직원3. 다른 법률에 따라 고충민원 신청의 대리를 할 수 있는 자
제10조(고충민원의 대표자 선정)
제10조(고충민원의 대표자 선정)① 다수의 신청인이 공동으로 신청하는 경우에는 별지 제8호서식의 대표자 선정 통지서를 제출하여야 한다.② 제1항에 따라 고충민원의 대표자가 선정된 경우 선정된 대표자는 다른 신청인의 사안에 대하여 모든 행위를 할 수 있다. 다만, 고충민원의 취하는 다른 신청인의 동의를 얻어야 하며, 이 경우 동의를 얻은 사실을 문서로 소명하여야 한다.③ 고충민원의 대표자가 선정된 때에는 다른 신청인은 그 선정된 대표자를 통하여서만 그 사안의 행위를 할 수 있다.④ 대표자를 선정한 신청인은 필요하다고 인정하는 경우에는 선정된 대표자를 해임하거나 변경할 수 있다. 이 경우 신청인은 그 사실을 지체 없이 위원회에 통지하여야 한다.
제11조(신청의 취하)
제11조(신청의 취하) 신청인(대리인과 대표자를 포함한다. 이하 같다)은 위원회의 결정이 있기 전까지 서면으로 자신의 신청을 취하할 수 있다. 이 경우 위원회는 해당 고충민원에 대한 조사를 중지한다.
제12조(조사 실시 통보)
제12조(조사 실시 통보) 조례 제18조제1항에 따라 위원회가 고충민원을 조사할 경우에는 소속기관 등의 장에게 별지 제9호서식의 고충민원 조사통보서에 따라 그 사실을 통보하여야 한다.
제13조(조사기간 연장)
제13조(조사기간 연장) 위원회가 조례 제18조제1항 단서에 따라 기간을 연장한 경우에는 신청인 등에게 지체 없이 연장사유와 처리 예정 기한을 별지 제10호서식에 따라 알려야 한다.
제14조(조사의 방법)
제14조(조사의 방법)① 위원회가 조례 제19조제1항에 따라 조사를 하는 때에는 별지 제15호서식의 신분증명서를 관계인에게 보여주어야 한다.② 위원회는 조사받는 사람에게 관계 법령 및 조례의 규정과 불리한 내용의 진술을 거부할 수 있음을 알리고 방문ㆍ서면(공문 포함)ㆍ구술ㆍ녹취의 방법으로 조사하여야 한다.③ 위원장은 집단시위 등으로 조사가 어려운 경우에는 관할 경찰서장에게 질서유지와 위원회 보호를 요청할 수 있다.
제15조(반복 고충민원 등의 처리)
제15조(반복 고충민원 등의 처리)① 위원회는 동일한 내용의 고충민원 처리결과를 2회 이상 알린 후에도 정당한 사유 없이 계속하여 같은 사람이 고충민원을 신청한 경우에는 종결 처리하고, 동일한 내용의 고충민원을 다른 사람이 신청한 경우에는 이미 처리한 내용의 처리결과를 알리고 종결 처리할 수 있다.② 위원회는 성명ㆍ주소 등이 분명하지 아니한 자가 신청한 고충민원은 종결 처리할 수 있다.
제16조(합의)
제16조(합의)① 위원회가 조례 제21조에 따라 합의를 권고한 사항에 대해서 신청인과 피신청인(이하 “당사자”라 한다)간의 합의가 성립된 경우(자발적으로 합의가 성립된 경우를 포함한다)에는 별지 제11호서식의 합의서를 작성하여 당사자에게 서명 또는 날인하게 한 후 이를 확인한다.② 당사자 간의 합의가 성립된 경우에는 고충민원이 종결된 것으로 본다.
제17조(조사결과의 보고 등)
제17조(조사결과의 보고 등)① 위원회가 고충민원의 조사를 종료하거나 중지한 때에는 별지 제12호서식의 고충민원 조사 결과보고서를 작성하여 위원장에게 보고하여야 한다.② 위원장은 고충민원 조사 결과보고서 내용을 검토하여 위원회 회의에 부쳐야 한다. 다만, 위원회 회의에 부치기에 적당하지 않다고 인정되는 경우에는 소속기관 등에 이송 등의 방법으로 종결 처리한 후 위원회 회의에 보고할 수 있다.③ 제2항에도 불구하고 고충민원 조사 결과에 대하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그 규정에 따른다.
제18조(결정의 통지 등)
제18조(결정의 통지 등) 위원회는 조례 제25조에 따라 고충민원의 결정내용을 알릴 때에는 별지 제13호서식에 의결서를 첨부하여 지체 없이 서면으로 알려야 한다. 다만, 신청인이 요청한 경우에는 인터넷 등 다른 방법으로 알릴 수 있다.
제19조(감사의 의뢰)
제19조(감사의 의뢰) 조례 제28조에 따라 포천시장(이하 “시장”이라 한다)에게 감사를 의뢰할 경우에는 별지 제14호서식의 감사의뢰 등 검토보고서를 제출하여야 한다.
제20조(권고 등 이행실태의 확인ㆍ점검)
제20조(권고 등 이행실태의 확인ㆍ점검)① 위원회는 조례 제29조에 따라 권고 등의 이행실태를 소속기관 등의 장에게 다음 각 호의 방법으로 확인ㆍ점검할 수 있다. 이 경우 소속기관 등의 장은 정당한 사유가 없는 한 이에 따라야 한다.1. 관계 서류의 제출2. 경위서 또는 확인서 등의 제출3. 관계 공무원 또는 관련 직원의 출석ㆍ진술4. 그 밖에 위원회가 확인ㆍ점검에 필요하다고 인정하는 방법② 위원회는 제1항에 따라 이행실태 점검 결과 소속기관 등의 장이 정당한 사유 없이 권고 등을 이행하지 아니할 경우에는 시장에게 감사를 의뢰할 수 있다.
제21조(신분증명서)
제21조(신분증명서)① 시장은 위원에게 별지 제15호서식의 신분증명서를 발급하고, 별지 제16호서식의 신분증명서 발급대장에 그 사실을 기록ㆍ관리하여야 한다.② 시장은 위원이 신분증명서를 분실ㆍ훼손한 때에는 사유서를 제출받고 재발급할 수 있으며, 위원이 해촉된 경우에는 즉시 신분증명서를 회수하여야 한다.
제22조(사무기구 구성)
제22조(사무기구 구성)① 조례 제31조에 따른 사무기구는 다음 각 호와 같다.1. 사무기구는 감사업무 담당 부서 소속으로 두고, 사무의 운용은 위원회가 관할한다.2. 사무기구에 사무기구의 장과 그 밖에 필요한 직원을 둘 수 있다.3. 사무기구 직원은 위원회의 활동 및 그에 관한 사무를 지원한다.
제23조(운영상황 보고ㆍ공표)
제23조(운영상황 보고ㆍ공표)① 조례 제30조제1항에 따른 위원회 운영상황의 보고는 다음 각 호의 사항을 포함하여 작성하여야 한다.1. 고충민원의 접수 및 처리 현황2. 위원회가 권고하거나 의견을 표명한 내용3. 소속기관 등의 처리결과(미처리 사유 포함)4. 그 밖에 위원회가 필요하다고 인정하는 사항② 위원회는 매년 12월 말까지의 운영상황을 시장과 포천시의회에 보고하고, 다음 해 3월 말까지 공고와 함께 시보에 공표하여야 한다.
제24조(공인의 사용)
제24조(공인의 사용)① 위원회가 발송ㆍ교부하는 문서에 사용하기 위하여 별도의 공인을 사용한다.② 위원회 공인의 각인 및 사용은 「포천시 공인조례」와 「포천시 공인 조례 시행규칙」을 따른다.
제25조(정보의 보호)
제25조(정보의 보호) 위원회 등은 고충민원 처리 과정에서 알게 된 비밀을 다른 사람에게 누설하거나 직무 외의 목적에 사용하여서는 아니 된다.
제26조(운영세칙)
제26조(운영세칙) 이 규칙에서 정한 사항 외에 위원회의 운영에 필요한 사항은 위원회의 의결을 거쳐 위원장이 정할 수 있다.