제1조(목적)
제1조(목적) 이 조례는 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제40조에 따라 광주시 행정기관(본청·소속 행정기관·하부행정기관을 포함한다. 이하 “행정기관”이라 한다), 회계관계 공무원이 사용하는 공인의 규격, 관리 방법, 공고 요령과 그 밖에 공인에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(공인의 종류 및 비치)
제2조(공인의 종류 및 비치)① 공인은 행정기관의 장의 명의로 발신 또는 교부하는 문서에 사용하는 직인과 행정기관의 명의로 발신 또는 교부하는 문서에 사용하는 청인으로 구분한다.② 의결기관·자문기관·그 밖의 합의제기관(이하 “합의제기관”이라 한다)은 청인을 가지되, 자문기관은 필요한 경우에만 이를 가진다.③ 합의제기관의 장은 법령 또는 조례에 따라 합의제기관의 장으로서 사무를 처리하는 경우에는 그 사무 처리를 위하여 직인을 가질 수 있다.④ 제2항 외의 행정기관은 직인을 가진다.
제3조(특수공인)
제3조(특수공인)① 행정기관의 장은 유가증권 등 특수한 증표 발행, 민원업무 또는 재무에 관한 업무 등 특수한 업무 처리에 사용하는 공인을 따로 가질 수 있다.② 광주시장 및 하부행정기관의 장은 민원사무를 신속히 처리하기 위하여 민원업무 전용공인(인증기, 무인민원발급기 등에 부착하여 사용하는 공인을 포함한다)을 갖추어 두고 사용할 수 있으며, 특히 필요하다고 인정하는 경우에는 민원업무의 분야별 전용공인을 갖추어 두고 사용할 수 있다. 이 경우 “민원사무전용”, “인증기전용”, “무인민원증명발급전용”임을 표시하여야 한다.③ 재무에 관한 업무를 담당하는 회계관계 공무원의 공인은 「지방회계법」 제46조에 따라 징수관, 재무관, 재산관리관, 물품관리관, 채권관리관, 부채관리관, 지출원 또는 출납원과 그 대리자 및 분임자의 공인으로 구분하고, 이 중 출납원은 「지방회계법」 제44조에 따라 수입대체경비출납원, 수입금출납원, 일상경비출납원, 세입세출외현금출납원, 물품출납원으로 구분하여 비치·사용하여야 한다.
제4조(규격 및 내용)
제4조(규격 및 내용)① 공인의 글씨는 한글로 하여 가로로 새겨야 하고, 누구나 쉽고 간명하게 알아볼 수 있도록 하여야 하며, 그 규격은 별표 1과 같다.② 공인의 재료는 쉽게 닳거나 부식되지 아니하는 재질을 사용하여야 한다.③ 공인의 인영 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 문서를 출력 또는 복사하여 시행하거나 팩스를 통하여 문서를 접수하는 경우에는 검정색으로 할 수 있다.
제5조(공인의 신조, 개각)
제5조(공인의 신조, 개각)① 공인 신조, 개각은 공인관리 업무 담당 부서의 장이 이를 새겨 교부한다.② 공인에는 관서명과 직명을 새겨야 한다. 다만, 회계관계 공무원의 공인에는 회계명을 함께 새길 수 있다.
제6조(공인의 등록·재등록)
제6조(공인의 등록·재등록)① 공인은 등록 후 사용하여야 한다. 등록된 공인이 분실 또는 닳아 없어지거나 갱신할 필요가 있는 경우에는 그 사유를 들어 재등록 후 사용하여야 한다.② 공인을 등록·재등록하는 경우에는 공인등록부서와 사전 협의하고 별지 제1호서식 및 별지 제3호서식의 공인대장에 따라 공인관리 업무 담당 부서의 장에게 등록·재등록 신청을 하여야 한다.③ 전자이미지공인을 사용하고자 하는 경우에는 별지 제1호서식 및 별지 제4호서식의 전자이미지공인대장에 따라 공인관리 업무 담당 부서의 장에게 등록·재등록 신청을 하여야 한다.
제7조(공고)
제7조(공고) 공인을 등록 또는 재등록하거나 폐기한 때에는 다음 사항을 명시하여 이를 시보에 공고하여야 한다.1. 공인의 등록·재등록 또는 폐기 사유2. 등록·재등록 공인의 최초 사용 연월일 또는 폐기 공인의 폐기 연월일3. 등록·재등록 또는 폐기 공인의 이름 및 인영4. 공고 기관의 장
제8조(공인대장)
제8조(공인대장)① 공인관리 업무 담당 부서의 장은 공인의 인영을 별지 제3호서식인 공인대장에, 전자이미지공인의 인영은 별지 제4호서식인 전자이미지공인대장에 각각 등록하여 보존하여야 하며, 공인을 등록·재등록 또는 폐기할 때마다 필요한 사항을 정리하여야 한다.② 둘 이상의 행정기관이 공동으로 사용하는 행정정보시스템을 구축·운영하는 경우 다른 행정기관에서 제출받은 전자이미지공인의 인영을 별지 제2호서식의 전자이미지공인 관리대장에 등재하여 관리하여야 한다.
제9조(인영의 보존)
제9조(인영의 보존) 공인관리 업무 담당 부서의 장은 매년 2월 1일 현재의 공인의 인영을 별지 제5호서식의 인영부에 따라 보존하여야 한다.
제10조(공인의 폐기)
제10조(공인의 폐기)① 공인의 재등록, 기관의 폐지 등으로 공인·전자이미지공인을 폐기하고자 할 때에는 별지 제1호서식에 따른 폐기신고를 하고, 폐기공인은 공인관리 업무 담당 부서의 장에게 지체없이 인계하여야 한다.② 공인관리 업무 담당 부서의 장은 제1항에 따라 공인을 폐기하고자 할 때에는 별지 제3호 또는 제4호서식의 폐기공인란에 등재하고 폐기공인은 광주시 기록관에 폐기공고문과 함께 이관하여야 한다.
제11조(공인의 관리자)
제11조(공인의 관리자)① 공인의 종류별 관리자는 별표 2와 같다.② 공인관리자는 공인의 도난, 분실 또는 허위변조 등의 사고가 발생한 경우 지체없이 필요한 조치를 취하는 동시에 별지 제6호서식에 따른 공인사고 보고서를 제출하여야 한다.③ 공인 관리 부주의로 일어난 사고에 대해서는 공인관리자가 책임을 진다.
제12조(관리방법)
제12조(관리방법)① 공인은 항상 견고한 용기에 넣어 두어야 하며, 근무시간 종료 후 또는 공휴일에는 봉인하여 당직책임자에게 인계하고 별지 제7호서식에 기록하여야 한다. 다만, 당직근무자가 없는 행정기관은 공인관리자가 공인을 이중금고에 넣어 안전하게 관리한다.② 전자이미지공인 컴퓨터 파일은 정보화 담당 부서에서 관리하여야 하며, 위조 또는 부정하게 사용하지 못하도록 필요한 보안 및 안전장치를 하여야 한다.
제13조(공인날인)
제13조(공인날인)① 공인의 날인은 공인관리자가 문서심사여부를 확인하고 날인하여야 한다. 다만, 전자문서인 경우에는 처리과의 기안자나 문서의 수신·발신 업무를 담당하는 사람이 전자이미지공인을 날인한다.② 공인의 날인 위치는 발신 명의 표시의 마지막 글자가 인영의 가운데에 오도록 찍는다. 다만, 등·초본 등 민원서류를 발급할 때 사용하는 직인은 발신 명의 표시의 오른쪽에 찍을 수 있다.③ 문서등록대장에 등록되지 않은 공인날인 문서는 별지 제8호서식의 공인날인대장에 기록한다.
제14조(인영의 인쇄사용)
제14조(인영의 인쇄사용)① 규정된 서식에 따라 사용도가 빈번한 문서와 기타 업무 절차상 필요하다고 인정되는 서류에는 공인 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다. 이 경우 업무수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크기나 용도에 따라 인영의 크기를 적절하게 축소 인쇄하여 사용할 수 있다.② 공인의 인영을 인쇄하여 사용하려는 때에는 별지 제9호서식에 따라 해당 공인을 관리하는 부서장의 승인을 얻어 인쇄하고, 별지 제10호서식에 따라 공인 인쇄용지 관리대장을 작성하여 사용한 내용을 기록하고 유지하여야 한다.③ 공인의 인영을 인쇄할 때는 공인의 인영 인쇄 사용부서의 장이 지정한 공무원이 작업 개시부터 입회하여야 하며, 인쇄가 완료되었을 경우에는 즉시 공인의 인영과 잔여분을 파기하여야 한다.