제1조(목적)
제1조(목적) 이 조례는 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제40조에 따라 서천군 공인(본청, 직속기관, 사업소, 읍, 면행정복지센터 및 그 기관의 장의 보조기관과 회계공무원의 공인을 포함한다)의 규격, 등록, 관수 방법, 공고 요령과 그 밖의 공인에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다. <개정 2018.7.6., 2019.10.21., 2022.7.8.>
제2조(공인의 비치사용)
제2조(공인의 비치사용)① 공인은 행정기관의 장 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 직인과 행정기관의 명의로 발송 또는 교부하는 문서에 사용하는 청인으로 구분한다.② 서천군수(이하 “군수”라 한다), 직속기관, 사업소, 읍장ㆍ면장, 그 기관의 장의 보조기관(이하 "보조기관"이라 한다) 및 회계관계공무원은 이 조례에서 정하는 바에 따라 공인을 비치ㆍ사용한다. <개정 2019.10.21., 2022.7.8.>③ 군수는 그 권한에 속하는 사무의 일부를 직속기관, 사업소, 읍장ㆍ면장에게 내부 위임하여 처리할 경우 그 사무처리에 필요한 군수의 공인을 비치ㆍ사용할 수 있으며 공인을 사용할 때에는 직속기관, 사업소, 읍ㆍ면장의 전용임을 표시해야 한다. <개정 2022.7.8.>④ 군수 및 읍장ㆍ면장은 민원사무를 신속하게 처리하기 위하여 민원사무의 분야별로 민원사무전용임을 표시한 군수 및 읍장ㆍ면장의 공인(인증기포함)을 비치ㆍ사용할 수 있다. <개정 2019.10.21., 2022.7.8.>⑤ 군수는 무인민원증명발급기를 사용하기 위하여 무인민원증명발급전용공인을 이미지화하여 전자이미지공인으로 사용할 수 있다.⑥ 의결기관, 자문기관, 그 밖의 합의제기관은 청인을 가지되 자문기관은 필요한 경우에만 가진다. <개정 2019.10.21., 2022.7.8.>⑦ 군수, 직속기관, 사업소, 읍장ㆍ면장, 보조기관은 유가증권 그 밖의 특수한 증표 발행 업무 추진에 필요한 공인을 비치ㆍ사용할 수 있으며 이 경우 사전에 군수의 승인을 받아야 한다. 다만, 규격은 해당 업무의 특성을 고려하여 적합한 모양과 크기로 만들 수 있다. <개정 2019.10.21., 2022.7.8.>⑧ 인증기에 부착하여 사용하는 공인은 민원업무 등 특수한 업무에 대하여 사용할 수 있다. <개정 2019.10.21.>⑨ 제2항부터 제7항까지의 공인은 그 직무대리도 이를 사용할 수 있다. 다만, 군수가 특별히 필요하다고 인정하는 경우에는 민원업무의 분야별 전용공인을 비치ㆍ사용할 수 있다. <개정 2019.10.21.>⑩ 군수, 직속기관, 사업소, 읍장ㆍ면장, 보조기관은 전자문서에 사용하기 위하여 전자이미지 공인을 가질 수 있으며 공인은 전자 입력하여 사용해야 한다. <개정 2022.7.8.>⑪ 합의제기관의 장은 법령에 따라 합의제기관의 장으로서의 사무를 처리하는 경우에는 그 사무처리를 위하여 직인을 가질 수 있다. <개정 2022.7.8.>
제3조(회계관계공무원의 공인)
제3조(회계관계공무원의 공인) 이 조례에서 "회계관계공무원의 공인"이란 징수관, 재무관, 물품관리관, 재산관리관, 채권관리관, 부채관리관, 지출원, 출납원과 그 대리자 및 분임자의 공인을 말한다. <개정 2018.7.6., 2019.10.21.>
제4조(공인의 글자 및 규격)
제4조(공인의 글자 및 규격)① 공인의 글자는 한글로 가로로 새기되 쉽고 간명하게 알아볼 수 있도록 해야 하고, 그 기관 또는 직위의 명칭에 "인" 또는 "의인"글자를 붙이며, 규격은 별표와 같이 한다. <개정 2019.10.21., 2020.12.21.>② 공인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신할 경우 관리자의 승인을 받아 공인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.③ 제2항의 경우 사전 자치행정과장과 협의하여야 한다. <개정 2004.7.8. 2015.1.26.>④ 제2항의 승인을 받아 공인의 인영을 인쇄할 때에는 별지 제6호 서식의 공인인쇄용지 관리대장을 비치하고 그 사용 내역을 기록ㆍ유지하여야 한다. <개정 2019.10.21.>
제5조(각인)
제5조(각인)① 공인에는 관서명과 직명을 새겨야 한다. 다만, 회계관계 공무원의 공인에는 회계명을 함께 각인할 수 있다.② 제1항의 경우에 출납원의 직명은 수입금출납원, 일상경비출납원, 세입세출외현금출납원, 물품출납원으로 구분하여 각인하여야 한다.
제6조(공인의 등록ㆍ재등록)
제6조(공인의 등록ㆍ재등록)① 공인의 등록ㆍ재등록은 자치행정과장이 이를 행하여 등록한다. <개정 2004.7.8., 2015.1.26.>② 직속기관, 사업소, 읍장ㆍ면장 또는 보조기관이나 회계관계공무원이 공인을 등록 또는 재등록할 때에는 별지 제2호서식에 따라 자치행정과장에게 신청해야 한다. 다만, 직속기관ㆍ사업소장의 보조기관으로서 공인을 갖고자 할 때에는 군수에게 그 사유를 보고하여 미리 승인을 받아야 한다. <개정 2004.7.8., 2015.1.26., 2019.10.21., 2022.7.8.>③ 자치행정과장은 제2항에 따라 공인을 등록ㆍ재등록 할 때에는 공인대장에 그 사실을 기재하고 그 인영을 등록ㆍ보존하여야 한다. <개정 2004.7.8., 2015.1.26., 2019.10.21.>④ 공인은 등록하지 아니하면 이를 사용하지 못한다.⑤ 전자이미지공인을 등록 사용하고자 할 때에는 별지 제2호서식에 따라 등록(재등록을 포함한다) 신청해야 하며, 자치행정과장은 컴퓨터파일 및 대장으로 관리해야 한다 <개정 2004.7.8., 2015.1.26., 2019.10.21., 2022.7.8.>⑥ 자치행정과장은 전자이미지공인을 위조 또는 부정으로 사용하지 못하도록 필요한 안전조치를 하여야 한다 <개정 2004.7.8., 2015.1.26.>⑦ 자치행정과장은 전자이미지공인을 등록하는 경우에 일반공인의 인영을 전자공인등록대장의 해당란에 찍고 그 찍은 인영을 전자적인 이미지 형태로 컴퓨터파일에 등록한 후 이를 출력하여 별지 제7호 서식에 따라 전자이미지공인 등록대장의 해당란에 붙여야 한다. <개정 2004.7.8. 2015.1.26.>⑧ 전자이미지공인을 사용하는 기관에서 전자이미지공인을 재등록할 경우 즉시 사용 중인 전자이미지공인을 삭제하고 재등록한 전자이미지공인을 전자입력하여 사용하여야 한다. <개정 2019.10.21.> [제목개정 2022.7.8.]
제7조(공인대장)
제7조(공인대장) 자치행정과장은 별지 제1호 서식에 따른 공인대장을 작성하여 공인의 등록ㆍ재등록 또는 폐기할 때마다 필요한 사항을 정리하여야 한다. <개정 2004.7.8., 2015.1.26., 2019.10.21.>
제8조(인영의 보존)
제8조(인영의 보존) 자치행정과장은 매년 2월 1일 현재 공인의 인영을 별지 제3호 서식에 따라 보존하여야 한다. <개정 2004.7.8., 2015.1.26., 2019.10.21.>
제9조(공고)
제9조(공고) 공인(회계관계 공무원의 공인은 제외한다)을 등록, 재등록하거나 폐기한 때에는 이를 군보 또는 도보에 공고하여야 한다. 다만 전자이미지공인은 제외한다.
제10조(공인폐기)
제10조(공인폐기)① 공인을 폐기코자 할 때에는 그 공인을 자치행정과장에게 지체 없이 인계하여야 한다. <개정 2004.7.8., 2015.1.26., 2019.10.21.>② 자치행정과장은 제1항에 따라 인수받은 공인의 인영을 폐인 표시한 후 별지 제1호 서식 공인대장 폐기공인란에 등재하고 영구히 보존하여야 하며, 반납된 공인은 형태를 없애거나 소각하여야 한다 <개정 2004.7.8., 2015.1.26., 2019.10.21.>
제11조(공인의 사고보고)
제11조(공인의 사고보고) 공인 보관자는 공인의 도난 분실 또는 허위 변조 등의 사고가 발생하였을 때에는 지체 없이 필요한 조치를 취하는 동시에 별지 제4호 서식에 따른 공인사고 보고서를 자치행정과장에게 제출하여야 한다. <개정 2004.7.8., 2015.1.26., 2019.10.21.>
제12조(공인의 보관자)
제12조(공인의 보관자) 공인의 보관자는 군에서는 자치행정과장이, 직속기관ㆍ사업소에 있어서는 직제상 순위에 따른 팀장이, 읍ㆍ면에서는 총무팀장이 된다. 다만, 보조기관과 회계관계공무원의 공인은 각각 그 직에 임명된 공무원이 보관자가 된다. <개정 2004.7.8., 2015.1.26., 2019.10.21.>
제13조(보관 방법)
제13조(보관 방법) 공인은 항상 견고한 용기에 넣어 두어야 하며 집무기간 이외에 집무를 하지 않는 시간 또는 공휴일에는 견고한 이중 케비닛에 보관해야 한다. <개정 2019.10.21., 2020.12.21.>
제14조(공인의 날인)
제14조(공인의 날인)① 공인의 날인은 공인 보관자가 결재문서와 대조한 후 날인하여야 한다. <개정 2019.10.21.>② 공인의 날인 위치는 그 문서를 발행하는 기관 또는 직위의 명칭의 끝자가 인영의 가운데 오도록 찍는다. 다만, 등초본 등 민원서류를 발급하는 경우에는 행정기관의 장의 표시끝자 오른쪽 여백에 찍을 수 있다.③ 공인날인 필인을 표시할 수 없는 문서는 공인날인 기록부(별지 제5호서식)를 비치 등재한 후에 공인을 날인하여야 한다.④ 고지서, 통지서, 카드, 대장 등 다량문서의 공인날인이 필요한 때에는 업무 주관 담당관ㆍ과장ㆍ소장이 문서로서 공인날인 목적과 내용, 수량 등을 정확히 기록, 결재를 받아 보관자 입회하에 관계 실무자가 날인할 수 있다. <개정 2019.10.21., 2023.6.9.>
제15조(공인의 사전날인 및 인쇄)
제15조(공인의 사전날인 및 인쇄)① 상패, 감사패, 세금고지서 등의 문서에 공인을 사전날인 또는 인쇄를 할 때에는 해당문서의 최종 결재권자의 결재를 받은 문서에 한정하여 업무주관 담당관ㆍ과장ㆍ소장이 문서로서 사전공인 날인 또는 인쇄의 필요성과 수량 등을 정확히 기록하여 공인을 관리하는 부서의 장에게 협조 의뢰한 후 사전공인 날인 및 인쇄할 수 있다. <개정 2019.10.21., 2022.7.8., 2023.6.9.>② 사전공인 날인 및 인쇄된 문서는 업무주관 담당관ㆍ과장ㆍ소장이 공인 인쇄용지관리대장(별지 제6호서식)을 비치하고 수불 관리해야 한다. <개정 2022.7.8., 2023.6.9.>③ 공인의 인영을 인쇄할 때에는 인쇄현장에 업무주관 부서의 담당직원이 입회 감시하여 인쇄물 유출, 사고등을 방지하고 인쇄를 마쳤을 때에는 즉시 원판과 잔여분을 인수하여 파기하여야 한다.④ 인영은 해당 공인의 규격대로 인쇄해야 하나 업무수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크기나 용도에 따라 인영의 크기를 적절히 축소 인쇄하여 사용할 수 있다. <개정 2022.7.8.>
제16조(규칙)
제16조(규칙) 이 조례의 시행에 관하여 필요한 사항은 규칙으로 정할 수 있다.